Como fazer um orçamento profissional (com exemplo)
Como fazer um orçamento profissional: dados a incluir, validade, IVA, condições de pagamento, exemplo e como conseguir que o cliente o aceite e assine.
Por BussiNext ·Publicado a
Para fazer um orçamento profissional, identifique as duas partes, numere-o e date-o, descreva cada produto ou serviço com quantidade e preço, discrimine a base tributável, o IVA e o total e indique o prazo de validade, as condições de pagamento e o prazo de entrega. Termine com um espaço para o cliente o aceitar e assinar.
Um bom orçamento faz duas coisas ao mesmo tempo: vende o seu trabalho e evita discussões depois. Se ficar claro o que inclui, quanto custa e quando se paga, o cliente decide mais depressa e a fatura posterior não traz surpresas. Neste guia explicamos que dados incluir, durante quanto tempo deve ser válido, como tratar o IVA, em que se distingue de uma fatura pró-forma e como conseguir que o aceitem. As referências legais são à legislação espanhola.
Que dados deve incluir um orçamento?
Em Espanha não existe uma norma geral que fixe o conteúdo de um orçamento entre empresas, ao contrário do que acontece com as faturas. Ainda assim, convém que tenha estes dados:
| Dado | O que incluir | Porque importa |
|---|---|---|
| Os seus dados | Denominação social ou nome, NIF, morada, telefone e e-mail | Identifica quem faz a proposta |
| Dados do cliente | Denominação social ou nome, NIF e morada | Facilita convertê-lo depois em fatura |
| Número e data | Uma numeração própria (por exemplo, P-2026-015) e a data de emissão | Permite localizá-lo e calcular a validade |
| Descrição | Cada produto ou serviço, com unidades, preço unitário e descontos | Deixa claro o que está incluído e o que não está |
| Montantes | Base tributável, taxa de IVA, imposto e total | O cliente sabe quanto vai pagar |
| Validade | Data até à qual se mantém a proposta | Protege-o de aumentos de custos |
| Condições de pagamento | Forma de pagamento, prazo e adiantamentos | Evita atrasos e faltas de pagamento |
| Prazo de entrega | Data ou duração estimada do trabalho | Fixa expectativas |
| Condições adicionais | Garantia, o que acontece com alterações, exclusões | Reduz discussões posteriores |
| Aceitação | Espaço para data e assinatura do cliente | Converte a proposta num acordo |
Em alguns setores, a lei espanhola fixa o conteúdo. Por exemplo, o Real Decreto 58/1988 reconhece ao consumidor o direito a um orçamento prévio escrito na reparação de aparelhos de uso doméstico, que deve incluir, entre outros, o diagnóstico da avaria, os montantes, a data prevista de entrega, o prazo de validade e um espaço para a assinatura de aceitação do utilizador.
Durante quanto tempo é válido um orçamento?
Em regra, o que indicar. O habitual é fixar 15 ou 30 dias, embora dependa do que vende: se os seus custos mudam depressa (materiais, transporte), encurte-o; se o cliente precisa de tempo para decidir, alargue-o.
Indique a validade com uma data concreta (“válido até 4 de dezembro de 2026”) em vez de um prazo (“30 dias”), para que não haja dúvidas. E lembre-se de que algumas normas setoriais fixam um mínimo: na reparação de aparelhos de uso doméstico para consumidores, o orçamento tem uma validade mínima de 30 dias desde que é comunicado ao utilizador (art. 3 do Real Decreto 58/1988).
Como indicar o IVA e as condições de pagamento?
IVA. Discrimine sempre a base tributável, a taxa de IVA aplicada a cada linha e o total. Se o cliente for um particular, pode destacar o preço final com IVA incluído, mas mantenha a discriminação. Se a operação estiver isenta ou se aplicar a autoliquidação (inversión del sujeto pasivo), indique-o já no orçamento para que a fatura bata certo.
Condições de pagamento. Especifique a forma de pagamento (transferência, débito direto, cartão), o prazo e se pede um adiantamento. Se o cliente for uma empresa, lembre-se de que a Ley 3/2004 espanhola limita o prazo de pagamento: se não for acordado outro, são 30 dias de calendário desde a entrega ou o serviço, e nunca se podem acordar mais de 60. Deixá-lo por escrito no orçamento facilitará a reclamação se depois não pagarem.
Qual é a diferença entre orçamento, fatura pró-forma e fatura?
Os três documentos são parecidos, mas têm funções diferentes:
| Orçamento | Fatura pró-forma | Fatura | |
|---|---|---|---|
| O que é | Uma proposta de preço | Um rascunho prévio à fatura de uma operação já acordada | O documento que justifica a operação |
| Quando se emite | Antes de o cliente decidir | Depois do acordo, antes da entrega ou do pagamento | Ao realizar a operação, nos prazos do Regulamento de faturação |
| Vincula? | Se o cliente o aceitar, torna-se contrato | Reflete o acordado, mas não é uma fatura | Sim, com efeitos fiscais |
| Tem efeitos fiscais? | Não | Não | Sim: o IVA é declarado e registado |
| Numeração | A que quiser | A que quiser, distinta da das faturas | Sequencial dentro de cada série |
| Uso típico | Captar o cliente | Pedir um adiantamento antes de entregar | Cobrar e cumprir as obrigações fiscais |
A fatura é a única das três regulada pelo Real Decreto 1619/2012, com os seus dados obrigatórios. Nunca envie uma pró-forma com a numeração das suas faturas: quebraria a sequência da série.
Exemplo de orçamento
Assim ficaria um orçamento simples (dados fictícios):
Orçamento n.º P-2026-015 Data: 04/11/2026 · Válido até: 04/12/2026
| Emitente | Cliente | |
|---|---|---|
| Denominação social | Diseño Norte, S.L. | Talleres Ribera, S.L. |
| NIF | B00000000 | B11111111 |
| Morada | C/ Mayor, 1, 28001 Madrid | Av. del Puerto, 20, 46000 Valencia |
| Descrição | Quantidade | Preço unitário | Montante |
|---|---|---|---|
| Design de site corporativo (5 secções) | 1 | 1.200,00 € | 1.200,00 € |
| Redação de textos por secção | 5 | 80,00 € | 400,00 € |
| Manutenção mensal (primeiro ano) | 12 | 25,00 € | 300,00 € |
| Base tributável | 1.900,00 € | ||
| IVA (21 %) | 399,00 € | ||
| Total | 2.299,00 € |
Condições: 40 % de adiantamento na aceitação e 60 % na entrega, por transferência a 30 dias. Prazo de entrega: 6 semanas desde a aceitação. Inclui duas rondas de alterações; as alterações adicionais serão orçamentadas à parte.
Aceitação do cliente: data, nome e assinatura.
Como fazer um orçamento passo a passo?
- Perceba bem o que o cliente precisa. Faça perguntas antes de definir preços: âmbito, prazos e orçamento disponível.
- Calcule os seus custos e a sua margem. Materiais, horas de trabalho, deslocações e uma margem razoável.
- Descreva cada rubrica com clareza. O que não estiver escrito será motivo de discussão.
- Discrimine montantes e IVA. Base, taxa, imposto e total.
- Fixe validade, pagamento e entrega. Com datas concretas.
- Acrescente as condições adicionais. Garantia, alterações e exclusões.
- Reveja-o e envie-o em PDF ou com uma ligação para o aceitar online.
- Faça o acompanhamento até ter uma resposta.
Como conseguir que aceitem o orçamento?
- Envie-o depressa. Um orçamento que chega em poucas horas transmite profissionalismo; um que demora uma semana compete em desvantagem.
- Ofereça opções. Duas ou três versões (básica, recomendada e completa) ajudam o cliente a decidir sem sair da sua proposta.
- Explique o valor, não só o preço. Uma frase sobre o que o cliente ganha com cada rubrica vende mais do que uma lista de conceitos.
- Faça o acompanhamento com data. Telefone ou escreva passados poucos dias para esclarecer dúvidas, e outra vez antes de a validade caducar.
- Facilite a aceitação. Quanto menos passos (imprimir, assinar, digitalizar), mais orçamentos aceites.
Porque pedir ao cliente que assine o orçamento?
Segundo o Código Civil espanhol, o contrato existe desde que as partes consentem em obrigar-se (art. 1254), e o consentimento manifesta-se pelo encontro da proposta e da aceitação (art. 1262). Um orçamento aceite é, portanto, um acordo que vincula ambas as partes.
Uma aceitação por escrito e assinada dá-lhe uma prova clara do que foi acordado: preço, âmbito e condições de pagamento. Se depois houver falta de pagamento, um documento assinado pelo devedor é uma base sólida para reclamar, inclusive através de um processo monitório. A assinatura eletrónica tem efeitos jurídicos segundo o Regulamento eIDAS, e a avançada liga a assinatura ao signatário e permite detetar qualquer alteração posterior. Explicamo-lo no nosso guia sobre a validade legal da assinatura eletrónica.
Como o faz o BussiNext
Com o software de faturação do BussiNext cria orçamentos em segundos a partir do seu catálogo de produtos e serviços e consulta relatórios em tempo real da sua atividade. Com a assinatura eletrónica avançada (eIDAS), com registo em blockchain, os seus clientes aceitam e assinam o orçamento online. E no CRM acompanha os seus orçamentos pendentes e aceites em funis de vendas, com todas as comunicações na ficha de cada cliente. Consulte o preço único, com todos os módulos incluídos.
Resumo
- Um orçamento profissional identifica as partes, descreve cada rubrica e discrimina base, IVA e total.
- Indique sempre a validade com uma data concreta; em alguns setores há mínimos legais.
- Fixe por escrito as condições de pagamento; entre empresas, em Espanha, nunca mais de 60 dias.
- Orçamento, fatura pró-forma e fatura são documentos diferentes: só a fatura tem efeitos fiscais.
- Um orçamento aceite é um contrato; pedir a assinatura do cliente dá-lhe prova do que foi acordado.
- Envie-o depressa, ofereça opções, faça o acompanhamento e facilite a aceitação online.
Este guia é informativo, refere-se à legislação espanhola e não substitui o aconselhamento jurídico ou fiscal profissional.
Perguntas frequentes
Que dados deve ter um orçamento?
No mínimo: os seus dados e os do cliente, número e data, descrição de cada produto ou serviço com quantidade e preço, base tributável, IVA discriminado, total, prazo de validade, condições de pagamento e prazo de entrega. Acrescente um espaço para a aceitação do cliente.
Durante quanto tempo é válido um orçamento?
Em regra, o que indicar no próprio orçamento, por exemplo 15 ou 30 dias. Em Espanha, algumas normas setoriais fixam mínimos: na reparação de aparelhos de uso doméstico para consumidores, o Real Decreto 58/1988 exige uma validade mínima de 30 dias.
O orçamento tem de incluir IVA?
Não é obrigatório por lei em todos os casos, mas é muito recomendável discriminar a base tributável, a taxa de IVA e o total. Assim o cliente sabe exatamente quanto vai pagar e evita mal-entendidos ao faturar.
Um orçamento aceite é um contrato?
Sim. Segundo o Código Civil espanhol, o contrato existe quando há consentimento, que se manifesta pelo encontro da proposta e da aceitação. Um orçamento aceite pelo cliente vincula ambas as partes nos termos que contém.
Qual é a diferença entre orçamento e fatura pró-forma?
O orçamento é uma proposta que o cliente pode aceitar ou recusar. A fatura pró-forma é um documento prévio à fatura que reflete uma operação já acordada e usa-se, por exemplo, para pedir um adiantamento. Nenhum dos dois substitui a fatura nem tem os seus efeitos fiscais.
Posso pedir ao cliente que assine o orçamento online?
Sim. O Regulamento eIDAS reconhece efeitos jurídicos à assinatura eletrónica, e a assinatura avançada identifica o signatário e deteta qualquer alteração posterior do documento. É uma forma rápida e com valor probatório de registar a aceitação.
Fontes oficiais
- Código Civil espanhol, texto consolidado (BOE)
- Real Decreto 58/1988, proteção dos direitos do consumidor no serviço de reparação de aparelhos de uso doméstico (BOE)
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, texto consolidado (BOE)
- Ley 3/2004, de 29 de diciembre, medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (BOE)
- Regulamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS), relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança (EUR-Lex)