Assinatura eletrónica em Espanha: tipos e validade legal

Assinar contratos, recibos de vencimento ou orçamentos sem imprimir nem digitalizar já é habitual em muitas PME. Mas tem a mesma validade que uma assinatura em papel? Depende do tipo de assinatura eletrónica. Explicamos tudo.

O que diz a lei

A assinatura eletrónica é regulada em toda a União Europeia pelo Regulamento (UE) n.º 910/2014, conhecido como eIDAS, atualizado em 2024. Em Espanha, é complementado pela Lei 6/2020, que regula determinados aspetos dos serviços eletrónicos de confiança (Ley 6/2020, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza).

O princípio básico é claro: não podem ser negados efeitos jurídicos nem admissibilidade como prova a uma assinatura pelo simples facto de ser eletrónica.

Os três tipos de assinatura eletrónica

Assinatura eletrónica simples

São dados em formato eletrónico que o signatário utiliza para assinar: por exemplo, marcar uma caixa ou escrever o nome. É válida, mas em caso de litígio oferece pouca prova sobre quem assinou e se o documento foi alterado depois.

Assinatura eletrónica avançada

É a mais utilizada no dia a dia das empresas. Segundo o eIDAS, deve cumprir quatro requisitos:

1. Estar associada inequivocamente ao signatário.
2. Permitir identificar o signatário.
3. Ter sido criada com meios que o signatário pode manter sob o seu controlo exclusivo.
4. Estar ligada aos dados assinados de forma que qualquer alteração posterior seja detetável.

Assinatura eletrónica qualificada

É uma assinatura avançada que, além disso, se baseia num certificado qualificado e é criada com um dispositivo qualificado. É a única que a lei equipara automaticamente à assinatura manuscrita.

Que documentos posso assinar eletronicamente?

A maioria dos documentos do dia a dia de uma PME:

• contratos de trabalho e comerciais,
• recibos de vencimento e respetivos comprovativos de receção,
• orçamentos e aceitações de clientes,
• acordos de confidencialidade e políticas internas.

Alguns atos concretos exigem formalidades especiais (por exemplo, certos documentos notariais), pelo que convém analisá-los caso a caso.

Vantagens para a sua empresa

• Rapidez: um contrato assina-se em minutos, sem deslocações.
• Rastreabilidade: sabe quem assinou e quando.
• Organização: os documentos ficam guardados num só lugar.
• Poupança: menos papel, impressão e correio.

Como o faz o BussiNext

Com a assinatura eletrónica do BussiNext cria, envia e assina documentos como recibos de vencimento, contratos e orçamentos. É uma plataforma de assinatura avançada com validade legal que regista cada assinatura com tecnologia blockchain, um nível extra de segurança.

Este guia é informativo e não substitui o aconselhamento jurídico profissional. Consulte o texto do Regulamento eIDAS e a legislação em vigor.