Cómo hacer un presupuesto profesional (con ejemplo)
Cómo hacer un presupuesto profesional: datos que debe incluir, validez, IVA, condiciones de pago, ejemplo y cómo conseguir que el cliente lo acepte y firme.
Por BussiNext ·Publicado el
Para hacer un presupuesto profesional, identifica a las dos partes, numéralo y fechalo, describe cada producto o servicio con cantidad y precio, desglosa la base imponible, el IVA y el total, e indica el plazo de validez, las condiciones de pago y el plazo de entrega. Termina con un espacio para que el cliente lo acepte y lo firme.
Un buen presupuesto hace dos cosas a la vez: vende tu trabajo y evita discusiones después. Si está claro qué incluye, cuánto cuesta y cuándo se paga, el cliente decide antes y la factura posterior no da sorpresas. En esta guía te explicamos qué datos incluir, cuánto tiempo debe ser válido, cómo tratar el IVA, en qué se diferencia de una factura proforma y cómo conseguir que te lo acepten.
¿Qué datos debe incluir un presupuesto?
No hay una norma general que fije el contenido de un presupuesto entre empresas, como sí ocurre con las facturas. Aun así, conviene que tenga estos datos:
| Dato | Qué incluir | Por qué importa |
|---|---|---|
| Tus datos | Razón social o nombre, NIF, domicilio, teléfono y correo | Identifica quién hace la oferta |
| Datos del cliente | Razón social o nombre, NIF y domicilio | Facilita convertirlo después en factura |
| Número y fecha | Una numeración propia (por ejemplo, P-2026-015) y la fecha de emisión | Permite localizarlo y calcular la validez |
| Descripción | Cada producto o servicio, con unidades, precio unitario y descuentos | Deja claro qué está incluido y qué no |
| Importes | Base imponible, tipo de IVA, cuota y total | El cliente sabe cuánto pagará |
| Validez | Fecha hasta la que se mantiene la oferta | Te protege ante subidas de costes |
| Condiciones de pago | Forma de pago, plazo y anticipos | Evita retrasos e impagos |
| Plazo de entrega | Fecha o duración estimada del trabajo | Fija expectativas |
| Condiciones adicionales | Garantía, qué ocurre con los cambios, exclusiones | Reduce discusiones posteriores |
| Aceptación | Espacio para fecha y firma del cliente | Convierte la oferta en un acuerdo |
En algunos sectores, la ley sí fija el contenido. Por ejemplo, el Real Decreto 58/1988 reconoce al consumidor el derecho a un presupuesto previo escrito en la reparación de aparatos de uso doméstico, que debe incluir, entre otros, el diagnóstico de la avería, los importes, la fecha prevista de entrega, el tiempo de validez y un espacio para la firma de aceptación del usuario.
¿Cuánto tiempo es válido un presupuesto?
Con carácter general, el que indiques tú. Lo habitual es fijar 15 o 30 días, aunque depende de lo que vendas: si tus costes cambian rápido (materiales, transporte), acórtalo; si el cliente necesita tiempo para decidir, amplíalo.
Indica la validez con una fecha concreta (“válido hasta el 4 de diciembre de 2026”) mejor que con un plazo (“30 días”), para que no haya dudas. Y recuerda que algunas normas sectoriales fijan un mínimo: en la reparación de aparatos de uso doméstico para consumidores, el presupuesto tiene una validez mínima de 30 días desde que se comunica al usuario (art. 3 del Real Decreto 58/1988).
¿Cómo indicar el IVA y las condiciones de pago?
IVA. Desglosa siempre la base imponible, el tipo de IVA aplicado a cada línea y el total. Si el cliente es un particular, puedes destacar el precio final con IVA incluido, pero mantén el desglose. Si la operación está exenta o se aplica la inversión del sujeto pasivo, indícalo ya en el presupuesto para que la factura cuadre.
Condiciones de pago. Especifica la forma de pago (transferencia, domiciliación, tarjeta), el plazo y si pides un anticipo. Si tu cliente es una empresa, recuerda que la Ley 3/2004 limita el plazo de pago: si no se pacta otro, son 30 días naturales desde la entrega o el servicio, y nunca se puede pactar más de 60. Dejarlo por escrito en el presupuesto te facilitará reclamar si luego no pagan.
¿Qué diferencia hay entre presupuesto, factura proforma y factura?
Los tres documentos se parecen, pero tienen funciones distintas:
| Presupuesto | Factura proforma | Factura | |
|---|---|---|---|
| Qué es | Una oferta de precio | Un borrador previo a la factura de una operación ya acordada | El documento que justifica la operación |
| Cuándo se emite | Antes de que el cliente decida | Tras el acuerdo, antes de la entrega o del pago | Al realizar la operación, en los plazos del Reglamento de facturación |
| ¿Obliga? | Si el cliente lo acepta, se convierte en contrato | Refleja lo acordado, pero no es una factura | Sí, con efectos fiscales |
| ¿Tiene efectos fiscales? | No | No | Sí: se declara el IVA y se registra |
| Numeración | La que quieras | La que quieras, distinta de las facturas | Correlativa dentro de cada serie |
| Uso típico | Captar al cliente | Pedir un anticipo antes de entregar | Cobrar y cumplir con Hacienda |
La factura es el único de los tres regulado por el Real Decreto 1619/2012, con sus datos obligatorios. Nunca envíes una proforma con la numeración de tus facturas: rompería la correlatividad de la serie.
Ejemplo de presupuesto
Así quedaría un presupuesto sencillo (datos ficticios):
Presupuesto n.º P-2026-015 Fecha: 04/11/2026 · Válido hasta: 04/12/2026
| Emisor | Cliente | |
|---|---|---|
| Razón social | Diseño Norte, S.L. | Talleres Ribera, S.L. |
| NIF | B00000000 | B11111111 |
| Domicilio | C/ Mayor, 1, 28001 Madrid | Av. del Puerto, 20, 46000 Valencia |
| Descripción | Cantidad | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Diseño de página web corporativa (5 secciones) | 1 | 1.200,00 € | 1.200,00 € |
| Redacción de textos por sección | 5 | 80,00 € | 400,00 € |
| Mantenimiento mensual (primer año) | 12 | 25,00 € | 300,00 € |
| Base imponible | 1.900,00 € | ||
| IVA (21 %) | 399,00 € | ||
| Total | 2.299,00 € |
Condiciones: 40 % de anticipo a la aceptación y 60 % a la entrega, por transferencia a 30 días. Plazo de entrega: 6 semanas desde la aceptación. Incluye dos rondas de cambios; los cambios adicionales se presupuestarán aparte.
Aceptación del cliente: fecha, nombre y firma.
¿Cómo hacer un presupuesto paso a paso?
- Entiende bien lo que necesita el cliente. Haz preguntas antes de poner precios: alcance, plazos y presupuesto disponible.
- Calcula tus costes y tu margen. Materiales, horas de trabajo, desplazamientos y un margen razonable.
- Describe cada partida con claridad. Lo que no esté escrito será motivo de discusión.
- Desglosa importes e IVA. Base, tipo, cuota y total.
- Fija validez, pago y entrega. Con fechas concretas.
- Añade las condiciones adicionales. Garantía, cambios y exclusiones.
- Revísalo y envíalo en PDF o con un enlace para aceptarlo online.
- Haz seguimiento hasta tener una respuesta.
¿Cómo conseguir que acepten el presupuesto?
- Envíalo rápido. Un presupuesto que llega en horas transmite profesionalidad; uno que tarda una semana compite en desventaja.
- Ofrece opciones. Dos o tres versiones (básica, recomendada y completa) ayudan al cliente a decidir sin salir de tu propuesta.
- Explica el valor, no solo el precio. Una frase sobre qué consigue el cliente con cada partida vende más que una lista de conceptos.
- Haz seguimiento con fecha. Llama o escribe a los pocos días para resolver dudas, y otra vez antes de que caduque la validez.
- Ponlo fácil para aceptar. Cuantos menos pasos (imprimir, firmar, escanear), más presupuestos aceptados.
¿Por qué pedir que el cliente firme el presupuesto?
Según el Código Civil, el contrato existe desde que las partes consienten en obligarse (art. 1254), y el consentimiento se manifiesta por el concurso de la oferta y la aceptación (art. 1262). Un presupuesto aceptado es, por tanto, un acuerdo que obliga a ambas partes.
Una aceptación por escrito y firmada te da una prueba clara de lo pactado: precio, alcance y condiciones de pago. Si después hay un impago, un documento firmado por el deudor es una base sólida para reclamar, incluso mediante un proceso monitorio. La firma electrónica tiene efectos jurídicos según el Reglamento eIDAS, y la avanzada vincula la firma al firmante y permite detectar cualquier cambio posterior. Lo explicamos en nuestra guía sobre la validez legal de la firma electrónica.
Cómo lo hace BussiNext
Con el programa de facturación de BussiNext creas presupuestos en segundos desde tu catálogo de productos y servicios y consultas informes en tiempo real de tu actividad. Con la firma electrónica avanzada (eIDAS), con registro en blockchain, tus clientes aceptan y firman el presupuesto online. Y en el CRM sigues tus presupuestos pendientes y aceptados en embudos de venta, con todas las comunicaciones en la ficha de cada cliente. Consulta el precio único, con todos los módulos incluidos.
Resumen
- Un presupuesto profesional identifica a las partes, describe cada partida y desglosa base, IVA y total.
- Indica siempre la validez con una fecha concreta; en algunos sectores hay mínimos legales.
- Fija por escrito las condiciones de pago; entre empresas, nunca más de 60 días.
- Presupuesto, factura proforma y factura son documentos distintos: solo la factura tiene efectos fiscales.
- Un presupuesto aceptado es un contrato; pedir la firma del cliente te da prueba de lo pactado.
- Envíalo rápido, ofrece opciones, haz seguimiento y facilita la aceptación online.
Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento jurídico o fiscal profesional.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos debe tener un presupuesto?
Como mínimo: tus datos y los del cliente, número y fecha, descripción de cada producto o servicio con cantidad y precio, base imponible, IVA desglosado, total, plazo de validez, condiciones de pago y plazo de entrega. Añade un espacio para la aceptación del cliente.
¿Cuánto tiempo es válido un presupuesto?
Con carácter general, el que tú indiques en el propio presupuesto, por ejemplo 15 o 30 días. Algunas normas sectoriales fijan mínimos: en la reparación de aparatos de uso doméstico para consumidores, el Real Decreto 58/1988 exige una validez mínima de 30 días.
¿El presupuesto tiene que llevar IVA?
No es obligatorio por ley en todos los casos, pero es muy recomendable desglosar la base imponible, el tipo de IVA y el total. Así el cliente sabe exactamente cuánto pagará y evitas malentendidos al facturar.
¿Un presupuesto aceptado es un contrato?
Sí. Según el Código Civil, el contrato existe cuando hay consentimiento, que se manifiesta por el concurso de la oferta y la aceptación. Un presupuesto aceptado por el cliente obliga a ambas partes en los términos que recoge.
¿Qué diferencia hay entre presupuesto y factura proforma?
El presupuesto es una oferta que el cliente puede aceptar o rechazar. La factura proforma es un documento previo a la factura que refleja una operación ya acordada, y se usa por ejemplo para pedir un anticipo. Ninguno de los dos sustituye a la factura ni tiene sus efectos fiscales.
¿Puedo pedir al cliente que firme el presupuesto online?
Sí. El Reglamento eIDAS reconoce efectos jurídicos a la firma electrónica, y la firma avanzada identifica al firmante y detecta cualquier cambio posterior en el documento. Es una forma rápida y con valor probatorio de dejar constancia de la aceptación.
Fuentes oficiales
- Código Civil, texto consolidado (BOE)
- Real Decreto 58/1988, protección de los derechos del consumidor en el servicio de reparación de aparatos de uso doméstico (BOE)
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, texto consolidado (BOE)
- Ley 3/2004, de 29 de diciembre, medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (BOE)
- Reglamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS), relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza (EUR-Lex)