Onboarding de colaboradores em Espanha: checklist

Checklist para integrar um colaborador numa PME em Espanha: inscrição na Segurança Social, contrato, Contrat@, modelo 145, SST, proteção de dados e 1.º mês.

Por BussiNext ·Publicado a 4 de novembro de 2026

Integrar um colaborador numa PME em Espanha exige, antes do primeiro dia, inscrevê-lo na Segurança Social, assinar o contrato e comunicá-lo ao SEPE (Contrat@) no prazo de 10 dias, recolher o seu modelo 145 e informá-lo sobre prevenção de riscos, proteção de dados e registo da jornada. Depois vêm o primeiro dia, a primeira semana e o primeiro mês, que decidem se a pessoa se integra bem ou sai durante o período experimental.

Este guia segue a legislação espanhola, aplicável a empresas com trabalhadores em Espanha. Um bom onboarding não é só burocracia: é a forma de o novo colaborador ser produtivo mais cedo e ficar. Aqui tem os trâmites legais que não pode saltar e uma checklist prática, passo a passo, para as primeiras semanas.

Que trâmites há que fazer antes do primeiro dia?

Estes são os trâmites legais básicos ao contratar um trabalhador por conta de outrem em Espanha:

Inscrição (alta) na Segurança Social. O Real Decreto 84/1996 exige pedi-la antes do início da prestação de serviços e nunca antes dos 60 dias de calendário anteriores à data de início. Se o trabalhador começa na segunda-feira, a alta tem de estar apresentada antes de ele começar.
Contrato de trabalho. O artigo 8.2 do Estatuto de los Trabajadores (ET) exige forma escrita, entre outros, para os contratos a tempo parcial, fixos descontínuos, formativos, de “relevo”, de teletrabalho e os temporários de mais de quatro semanas. Se não constar por escrito quando deve, presume-se sem termo e a tempo completo, salvo prova em contrário.
Comunicação ao SEPE. O artigo 8.3 do ET obriga a comunicar o conteúdo do contrato ao serviço público de emprego nos 10 dias seguintes à sua celebração. Faz-se normalmente através da aplicação Contrat@ do SEPE.
Cópia básica. Se o contrato tiver de ser escrito, a empresa entrega aos representantes legais dos trabalhadores uma cópia básica no prazo máximo de 10 dias (art. 8.4 ET).
Informação escrita. Se a relação durar mais de quatro semanas, a empresa tem de informar por escrito sobre os elementos essenciais do contrato que nele não constem (art. 8.5 ET).
Período experimental. Se for acordado, tem de constar por escrito (art. 14 ET). Sem regulação na convenção coletiva, não pode exceder seis meses para técnicos qualificados nem dois meses para os restantes; em empresas com menos de 25 trabalhadores, três meses para quem não seja técnico qualificado.
Modelo 145. O trabalhador comunica à empresa a sua situação pessoal e familiar para calcular a retenção de IRPF (o imposto sobre o rendimento espanhol) do seu salário. Entrega-o à empresa; não se apresenta na Agencia Tributaria.

Informação a dar desde o início

Prevenção de riscos laborais. A Ley 31/1995 obriga a informar sobre os riscos do posto e as medidas de proteção (art. 18) e a dar formação teórica e prática no momento da contratação (art. 19). A vigilância da saúde é, em regra, voluntária para o trabalhador, com as exceções do artigo 22.
Proteção de dados. Ao recolher os dados do novo colaborador, deve informá-lo sobre o tratamento (art. 13 do RGPD e art. 11 da LOPDGDD espanhola). Se a empresa tiver critérios de utilização de dispositivos digitais ou uma política de desligamento digital (arts. 87 e 88 da LOPDGDD), entregue-os.
Registo de jornada. O artigo 34.9 do ET obriga a registar diariamente a hora de início e de fim da jornada. Explique desde o primeiro dia como e quando deve registar o ponto. Tem todos os detalhes no nosso guia do registo de jornada obrigatório em Espanha.

O que fazer no primeiro dia?

O primeiro dia marca a impressão com que a pessoa fica. Que não tenha de esperar que alguém encontre um portátil.

Posto pronto: equipamento, contas de e-mail e acessos às ferramentas criados com antecedência.
Boas-vindas: apresentação à equipa e à chefia direta.
Pessoa de referência: atribua um colega que esclareça as dúvidas do dia a dia.
Documentação assinada: contrato, informação sobre proteção de dados e entrega da formação ou informação de prevenção de riscos.
Regras básicas: horário, como registar o ponto, como pedir férias e ausências, canais de comunicação.
Uma primeira tarefa simples, para que termine o dia com algo feito.

O que fazer na primeira semana?

Reunião de objetivos com a chefia: o que se espera no primeiro mês e no período experimental.
Formação nas ferramentas que vai usar diariamente.
Conhecer os processos-chave da área: quem aprova o quê, onde se guardam os documentos, como se reportam incidências.
Rever o primeiro registo de jornada para corrigir a tempo qualquer erro no registo de ponto.
Confirmar que o processamento salarial tem tudo o que precisa: dados bancários, modelo 145 e qualquer outro dado pedido pela sua gestoria ou contabilista.

O que fazer no primeiro mês?

Acompanhamento semanal breve com a chefia.
Primeira avaliação informal aos 30 dias: o que está a correr bem, o que precisa e o que ajustar.
Pedir a opinião do colaborador sobre o processo de integração, para o melhorar com a próxima pessoa.
Controlar o período experimental: anote no calendário a data em que termina para decidir a tempo.

Checklist de integração de um novo colaborador

Momento	Tarefa	Responsável	Base ou motivo
Antes do início	Alta na Segurança Social (máx. 60 dias antes)	Empresa ou gestoria	RD 84/1996, art. 32
Antes do início	Contrato redigido e assinado	Empresa e trabalhador	Art. 8.2 ET
Antes do início	Período experimental acordado por escrito (se houver)	Empresa	Art. 14 ET
Antes do início	Modelo 145 preenchido	Trabalhador	Retenção de IRPF
Antes do início	Equipamento, contas e acessos preparados	Empresa	Boa prática
Em 10 dias	Comunicação do contrato no Contrat@ (SEPE)	Empresa ou gestoria	Art. 8.3 ET
Em 10 dias	Cópia básica aos representantes legais	Empresa	Art. 8.4 ET
Primeiro dia	Informação e formação em prevenção de riscos	Empresa	Arts. 18 e 19 LPRL
Primeiro dia	Informação sobre proteção de dados	Empresa	Art. 13 RGPD, art. 11 LOPDGDD
Primeiro dia	Explicar como se regista a jornada	Empresa	Art. 34.9 ET
Primeiro dia	Boas-vindas e pessoa de referência	Chefia	Boa prática
Primeira semana	Objetivos e formação nas ferramentas	Chefia	Boa prática
Primeiro mês	Acompanhamento e avaliação aos 30 dias	Chefia	Boa prática
Antes do fim do período experimental	Decisão sobre o período experimental	Empresa	Art. 14 ET

Ajuste a lista ao seu caso: a convenção coletiva, o tipo de contrato ou o posto podem acrescentar trâmites.

Como o faz o BussiNext

Com o módulo de RH do BussiNext, centraliza num só sítio o onboarding, os contratos e os recibos de vencimento de cada colaborador, e o novo trabalhador regista a entrada e a saída desde o primeiro dia. O contrato pode ser assinado online com assinatura eletrónica avançada (eIDAS) e registo em blockchain, sem imprimir nem digitalizar. As altas na Segurança Social e a comunicação no Contrat@ continuam a ser feitas por si ou pela sua gestoria nos canais oficiais. Tudo está na nuvem, com servidores em Espanha, e incluído no preço único do BussiNext.

Resumo

Em Espanha, a alta na Segurança Social apresenta-se antes do primeiro dia de trabalho e nunca com mais de 60 dias de antecedência.
O contrato comunica-se ao SEPE (Contrat@) nos 10 dias seguintes à sua celebração.
O trabalhador entrega o modelo 145 à empresa para calcular a retenção de IRPF.
Desde o início é preciso informar e formar em prevenção de riscos, informar sobre proteção de dados e explicar o registo de jornada.
Planeie o primeiro dia, a primeira semana e o primeiro mês, e controle quando termina o período experimental.

Este guia é informativo e não substitui o aconselhamento laboral profissional. Consulte sempre a legislação espanhola em vigor e a convenção coletiva aplicável.

Perguntas frequentes

Quando é preciso inscrever um trabalhador na Segurança Social espanhola?

Antes de começar a trabalhar. O Real Decreto 84/1996 exige apresentar a inscrição (alta) antes do início da prestação de serviços e nunca antes dos 60 dias de calendário anteriores.

Em que prazo é preciso comunicar o contrato ao SEPE?

Nos 10 dias seguintes à sua celebração, segundo o artigo 8.3 do Estatuto dos Trabalhadores espanhol. A comunicação faz-se normalmente através da aplicação Contrat@ do SEPE, o serviço público de emprego espanhol.

O que é o modelo 145 e quem o apresenta?

É o formulário com que o trabalhador comunica à empresa a sua situação pessoal e familiar para calcular a retenção de IRPF em Espanha. É entregue pelo trabalhador à empresa; não se apresenta na Agencia Tributaria.

A formação em prevenção de riscos é obrigatória na entrada?

Sim. O artigo 19 da lei espanhola de prevenção de riscos laborais obriga a dar formação teórica e prática no momento da contratação, qualquer que seja a modalidade ou a duração do contrato.

O contrato de trabalho tem de ser escrito?

Em muitos casos, sim: entre outros, os contratos a tempo parcial, fixos descontínuos, formativos, de teletrabalho e os temporários de mais de quatro semanas. Além disso, qualquer das partes pode exigir que conste por escrito.

Quanto pode durar o período experimental em Espanha?

O que a convenção coletiva fixar. Na falta de convenção, até seis meses para técnicos qualificados e dois meses para os restantes, ou três meses em empresas com menos de 25 trabalhadores. Tem de ser acordado por escrito.