Onboarding d’empleats: checklist d’incorporació

Checklist per incorporar un empleat en una pime: alta a la Seguretat Social, contracte, Contrat@, model 145, PRL, protecció de dades i primer mes.

Per BussiNext ·Publicat el 4 de novembre del 2026

Incorporar un empleat en una pime exigeix, abans del primer dia, donar-lo d’alta a la Seguretat Social, signar el contracte i comunicar-lo al SEPE (Contrat@) en un termini de 10 dies, recollir el model 145 i informar-lo sobre prevenció de riscos, protecció de dades i com es registra la jornada. Després venen el primer dia, la primera setmana i el primer mes, que decideixen si la persona s’integra bé o marxa durant el període de prova.

Un bon onboarding no és només paperassa: és la manera que el nou empleat sigui productiu abans i s’hi quedi. En aquesta guia tens els tràmits legals que no et pots saltar i un checklist pràctic, pas a pas, per a les primeres setmanes.

Quins tràmits cal fer abans del primer dia?

Aquests són els tràmits legals bàsics quan es contracta una persona per compte d’altri a Espanya:

Alta a la Seguretat Social. El Reial decret 84/1996 exigeix sol·licitar-la amb caràcter previ al començament de la prestació de serveis i mai abans dels 60 dies naturals anteriors a la data d’inici. Si el treballador comença dilluns, l’alta ha d’estar presentada abans que comenci.
Contracte de treball. L’article 8.2 de l’Estatut dels Treballadors (ET) exigeix forma escrita, entre d’altres, per als contractes a temps parcial, fixos discontinus, formatius, de relleu, a distància i els temporals de més de quatre setmanes. Si no consta per escrit quan ho ha de fer, es presumeix indefinit i a jornada completa, llevat de prova en contra.
Comunicació al SEPE. L’article 8.3 de l’ET obliga a comunicar el contingut del contracte a l’oficina pública d’ocupació en els 10 dies següents a la seva concertació. Normalment es fa a través de l’aplicació Contrat@ del SEPE.
Còpia bàsica. Si el contracte ha de ser escrit, l’empresa lliura a la representació legal dels treballadors una còpia bàsica en un termini no superior a 10 dies (art. 8.4 ET).
Informació escrita. Si la relació dura més de quatre setmanes, l’empresa ha d’informar per escrit dels elements essencials del contracte que no hi figurin (art. 8.5 ET).
Període de prova. Si es pacta, ha de constar per escrit (art. 14 ET). Sense regulació en conveni, no pot superar sis mesos per a tècnics titulats ni dos mesos per a la resta; en empreses de menys de 25 treballadors, tres mesos per a qui no sigui tècnic titulat.
Model 145. El treballador comunica a l’empresa la seva situació personal i familiar per calcular la retenció d’IRPF de la nòmina. El lliura a l’empresa; no es presenta davant l’Agència Tributària.

Informació que has de donar des de l’inici

Prevenció de riscos laborals (PRL). La Llei 31/1995 obliga a informar dels riscos del lloc i de les mesures de protecció (art. 18) i a donar formació teòrica i pràctica en el moment de la contractació (art. 19). La vigilància de la salut és, com a regla general, voluntària per al treballador, amb les excepcions de l’article 22.
Protecció de dades. Quan recullis les dades del nou empleat l’has d’informar del tractament (art. 13 del RGPD i art. 11 de la LOPDGDD). Si l’empresa té criteris d’ús de dispositius digitals o política de desconnexió digital (arts. 87 i 88 de la LOPDGDD), lliura-li’ls.
Registre de jornada. L’article 34.9 de l’ET obliga a registrar cada dia l’hora d’inici i de final de la jornada. Explica des del primer dia com i quan ha de fitxar. Tens tots els detalls a la nostra guia del registre de jornada obligatori.

Què cal fer el primer dia?

El primer dia marca la impressió que s’emporta la persona. Que no hagi d’esperar que algú trobi un portàtil.

Lloc a punt: equip, comptes de correu i accessos a les eines creats per endavant.
Benvinguda: presentació a l’equip i al responsable directe.
Persona de referència: assigna un company que resolgui dubtes del dia a dia.
Documentació signada: contracte, informació de protecció de dades i lliurament de la formació o informació de PRL.
Normes bàsiques: horari, com fitxar, com demanar vacances i absències, canals de comunicació.
Una primera tasca senzilla, perquè acabi el dia havent aportat alguna cosa.

Què cal fer la primera setmana?

Reunió d’objectius amb el responsable: què s’espera d’ell el primer mes i durant el període de prova.
Formació en les eines que farà servir cada dia.
Conèixer els processos clau de l’àrea: qui aprova què, on es guarden els documents, com es reporten incidències.
Revisar el primer registre de jornada per corregir a temps qualsevol error en fitxar.
Comprovar que la nòmina té tot el que cal: dades bancàries, model 145 i qualsevol altra dada que demani la gestoria.

Què cal fer el primer mes?

Seguiment setmanal breu amb el responsable.
Primera avaluació informal als 30 dies: què va bé, què necessita i què cal ajustar.
Demanar-li l’opinió sobre el procés d’incorporació, per millorar-lo amb la persona següent.
Controlar el període de prova: anota al calendari la data en què acaba per prendre una decisió a temps.

Checklist d’incorporació d’un nou empleat

Moment	Tasca	Responsable	Base o motiu
Abans de l’inici	Alta a la Seguretat Social (màx. 60 dies abans)	Empresa o gestoria	RD 84/1996, art. 32
Abans de l’inici	Contracte redactat i signat	Empresa i treballador	Art. 8.2 ET
Abans de l’inici	Període de prova pactat per escrit (si n’hi ha)	Empresa	Art. 14 ET
Abans de l’inici	Model 145 emplenat	Treballador	Retenció d’IRPF
Abans de l’inici	Equip, comptes i accessos preparats	Empresa	Bona pràctica
En 10 dies	Comunicació del contracte a Contrat@ (SEPE)	Empresa o gestoria	Art. 8.3 ET
En 10 dies	Còpia bàsica a la representació legal	Empresa	Art. 8.4 ET
Primer dia	Informació i formació de PRL	Empresa	Arts. 18 i 19 LPRL
Primer dia	Informació de protecció de dades	Empresa	Art. 13 RGPD, art. 11 LOPDGDD
Primer dia	Explicar com es registra la jornada	Empresa	Art. 34.9 ET
Primer dia	Benvinguda i persona de referència	Responsable	Bona pràctica
Primera setmana	Objectius i formació en eines	Responsable	Bona pràctica
Primer mes	Seguiment i avaluació als 30 dies	Responsable	Bona pràctica
Abans de la fi de la prova	Decisió sobre el període de prova	Empresa	Art. 14 ET

Ajusta la llista al teu cas: el conveni col·lectiu, el tipus de contracte o el lloc poden afegir tràmits.

Com ho fa BussiNext

Amb el mòdul de RRHH de BussiNext centralitzes en un sol lloc l’onboarding, els contractes i les nòmines de cada empleat, i el nou treballador fitxa l’entrada i la sortida des del primer dia. El contracte es pot signar en línia amb signatura electrònica avançada (eIDAS) i registre blockchain, sense imprimir ni escanejar. Les altes a la Seguretat Social i la comunicació a Contrat@ les continues fent tu o la teva gestoria pels canals oficials. Tot és al núvol, amb servidors a Espanya, i inclòs en el preu únic de BussiNext.

Resum

L’alta a la Seguretat Social es presenta abans del primer dia de feina i mai amb més de 60 dies d’antelació.
El contracte es comunica al SEPE (Contrat@) en els 10 dies següents a la signatura.
El treballador lliura el model 145 a l’empresa per calcular la retenció d’IRPF.
Des de l’inici cal informar i formar en PRL, informar sobre protecció de dades i explicar el registre de jornada.
Planifica el primer dia, la primera setmana i el primer mes, i controla quan acaba el període de prova.

Aquesta guia és informativa i no substitueix l’assessorament laboral professional. Consulta sempre la normativa vigent i el teu conveni col·lectiu.

Preguntes freqüents

Quan cal donar d’alta un treballador a la Seguretat Social?

Abans que comenci a treballar. El Reial decret 84/1996 exigeix presentar l’alta amb caràcter previ a l’inici de la prestació de serveis i mai abans dels 60 dies naturals anteriors.

En quin termini cal comunicar el contracte al SEPE?

En els 10 dies següents a la signatura, segons l’article 8.3 de l’Estatut dels Treballadors. La comunicació es fa habitualment per l’aplicació Contrat@ del SEPE.

Què és el model 145 i qui el presenta?

És el formulari amb què el treballador comunica a l’empresa la seva situació personal i familiar per calcular la retenció d’IRPF. El lliura el treballador a l’empresa; no es presenta a l’Agència Tributària.

És obligatòria la formació en prevenció de riscos en incorporar-se?

Sí. L’article 19 de la Llei de prevenció de riscos laborals obliga a donar formació teòrica i pràctica en el moment de la contractació, sigui quina sigui la modalitat o la durada del contracte.

El contracte de treball ha de ser per escrit?

En molts casos, sí: entre d’altres, els contractes a temps parcial, fixos discontinus, formatius, a distància i els temporals de més de quatre setmanes. A més, qualsevol de les parts pot exigir que consti per escrit.

Quant pot durar el període de prova?

El que fixi el conveni. A falta de conveni, fins a sis mesos per a tècnics titulats i dos mesos per a la resta, o tres mesos en empreses de menys de 25 treballadors. S’ha de pactar per escrit.