Onboarding de empregados: checklist de incorporación

Checklist para incorporar un empregado nunha peme: alta na Seguridade Social, contrato, Contrat@, modelo 145, PRL, protección de datos e primeiro mes.

Por BussiNext ·Publicado o 4 de novembro de 2026

Incorporar un empregado nunha peme esixe, antes do seu primeiro día, darlle de alta na Seguridade Social, asinar o contrato e comunicalo ao SEPE (Contrat@) nun prazo de 10 días, recoller o seu modelo 145 e informalo sobre prevención de riscos, protección de datos e como se rexistra a xornada. Despois veñen o primeiro día, a primeira semana e o primeiro mes, que deciden se a persoa se integra ben ou marcha no período de proba.

Un bo onboarding non é só papelame: é a forma de que o novo empregado sexa produtivo antes e se quede. Nesta guía tes os trámites legais que non podes saltar e un checklist práctico, paso a paso, para as primeiras semanas.

Que trámites hai que facer antes do primeiro día?

Estes son os trámites legais básicos ao contratar unha persoa por conta allea en España:

Alta na Seguridade Social. O Real decreto 84/1996 esixe solicitala con carácter previo ao comezo da prestación de servizos e nunca antes dos 60 días naturais anteriores á data de inicio. Se o traballador comeza o luns, a alta debe estar presentada antes de que comece.
Contrato de traballo. O artigo 8.2 do Estatuto dos Traballadores (ET) esixe forma escrita, entre outros, para os contratos a tempo parcial, fixos descontinuos, formativos, de relevo, a distancia e os temporais de máis de catro semanas. Se non consta por escrito cando debe, presúmese indefinido e a xornada completa, salvo proba en contrario.
Comunicación ao SEPE. O artigo 8.3 do ET obriga a comunicar o contido do contrato á oficina pública de emprego nos 10 días seguintes á súa concertación. Faise normalmente a través da aplicación Contrat@ do SEPE.
Copia básica. Se o contrato debe ser escrito, a empresa entrega á representación legal dos traballadores unha copia básica nun prazo non superior a 10 días (art. 8.4 ET).
Información escrita. Se a relación dura máis de catro semanas, a empresa debe informar por escrito dos elementos esenciais do contrato que non figuren nel (art. 8.5 ET).
Período de proba. Se se pacta, debe constar por escrito (art. 14 ET). Sen regulación en convenio, non pode superar seis meses para técnicos titulados nin dous meses para o resto; en empresas de menos de 25 traballadores, tres meses para quen non sexa técnico titulado.
Modelo 145. O traballador comunica á empresa a súa situación persoal e familiar para calcular a retención do IRPF da súa nómina. Entrégao á empresa; non se presenta ante a Axencia Tributaria.

Información que debes dar desde o inicio

Prevención de riscos laborais (PRL). A Lei 31/1995 obriga a informar dos riscos do posto e das medidas de protección (art. 18) e a dar formación teórica e práctica no momento da contratación (art. 19). A vixilancia da saúde é, como regra xeral, voluntaria para o traballador, coas excepcións do artigo 22.
Protección de datos. Ao recoller os datos do novo empregado debes informalo do tratamento (art. 13 do RGPD e art. 11 da LOPDGDD). Se a empresa ten criterios de uso de dispositivos dixitais ou política de desconexión dixital (arts. 87 e 88 da LOPDGDD), entrégaos.
Rexistro de xornada. O artigo 34.9 do ET obriga a rexistrar cada día a hora de inicio e fin da xornada. Explica desde o primeiro día como e cando debe fichar. Tes todos os detalles na nosa guía do rexistro de xornada obrigatorio.

Que facer o primeiro día?

O primeiro día marca a impresión que leva a persoa. Que non teña que agardar a que alguén atope un portátil.

Posto listo: equipo, contas de correo e accesos ás ferramentas creados de antemán.
Benvida: presentación ao equipo e ao seu responsable directo.
Persoa de referencia: asigna un compañeiro que resolva dúbidas do día a día.
Documentación asinada: contrato, información de protección de datos e entrega da formación ou información de PRL.
Normas básicas: horario, como fichar, como pedir vacacións e ausencias, canles de comunicación.
Unha primeira tarefa sinxela, para que remate o día achegando algo.

Que facer a primeira semana?

Reunión de obxectivos co seu responsable: que se espera del no primeiro mes e no período de proba.
Formación nas ferramentas que vai usar a diario.
Coñecer os procesos clave da área: quen aproba que, onde se gardan os documentos, como se informan as incidencias.
Revisar o primeiro rexistro de xornada para corrixir a tempo calquera erro ao fichar.
Comprobar que a nómina ten todo o necesario: datos bancarios, modelo 145 e calquera outro dato que pida a túa xestoría.

Que facer o primeiro mes?

Seguimento semanal breve co seu responsable.
Primeira avaliación informal aos 30 días: que vai ben, que necesita e que axustar.
Pedir a súa opinión sobre o proceso de incorporación, para melloralo coa seguinte persoa.
Controlar o período de proba: anota no calendario a data en que remata para tomar unha decisión a tempo.

Checklist de incorporación dun novo empregado

Momento	Tarefa	Responsable	Base ou motivo
Antes do inicio	Alta na Seguridade Social (máx. 60 días antes)	Empresa ou xestoría	RD 84/1996, art. 32
Antes do inicio	Contrato redactado e asinado	Empresa e traballador	Art. 8.2 ET
Antes do inicio	Período de proba pactado por escrito (se o hai)	Empresa	Art. 14 ET
Antes do inicio	Modelo 145 cuberto	Traballador	Retención do IRPF
Antes do inicio	Equipo, contas e accesos preparados	Empresa	Boa práctica
En 10 días	Comunicación do contrato a Contrat@ (SEPE)	Empresa ou xestoría	Art. 8.3 ET
En 10 días	Copia básica á representación legal	Empresa	Art. 8.4 ET
Primeiro día	Información e formación de PRL	Empresa	Arts. 18 e 19 LPRL
Primeiro día	Información de protección de datos	Empresa	Art. 13 RGPD, art. 11 LOPDGDD
Primeiro día	Explicar como se rexistra a xornada	Empresa	Art. 34.9 ET
Primeiro día	Benvida e persoa de referencia	Responsable	Boa práctica
Primeira semana	Obxectivos e formación en ferramentas	Responsable	Boa práctica
Primeiro mes	Seguimento e avaliación aos 30 días	Responsable	Boa práctica
Antes do fin da proba	Decisión sobre o período de proba	Empresa	Art. 14 ET

Axusta a lista ao teu caso: o convenio colectivo, o tipo de contrato ou o posto poden engadir trámites.

Como o fai BussiNext

Co módulo de RRHH de BussiNext centralizas nun só lugar o onboarding, os contratos e as nóminas de cada empregado, e o novo traballador ficha a súa entrada e saída desde o primeiro día. O contrato pódese asinar en liña con sinatura electrónica avanzada (eIDAS) e rexistro blockchain, sen imprimir nin escanear. As altas na Seguridade Social e a comunicación a Contrat@ segues facéndoas ti ou a túa xestoría polas canles oficiais. Todo está na nube, con servidores en España, e incluído no prezo único de BussiNext.

Resumo

A alta na Seguridade Social preséntase antes do primeiro día de traballo e nunca con máis de 60 días de antelación.
O contrato comunícase ao SEPE (Contrat@) nos 10 días seguintes á súa sinatura.
O traballador entrega o modelo 145 á empresa para calcular a retención do IRPF.
Desde o inicio hai que informar e formar en PRL, informar sobre protección de datos e explicar o rexistro de xornada.
Planifica o primeiro día, a primeira semana e o primeiro mes, e controla cando remata o período de proba.

Esta guía é informativa e non substitúe o asesoramento laboral profesional. Consulta sempre a normativa vixente e o teu convenio colectivo.

Preguntas frecuentes

Cando hai que dar de alta un traballador na Seguridade Social?

Antes de que comece a traballar. O Real decreto 84/1996 esixe presentar a alta con carácter previo ao inicio da prestación de servizos e nunca antes dos 60 días naturais anteriores.

En que prazo hai que comunicar o contrato ao SEPE?

Nos 10 días seguintes á súa sinatura, segundo o artigo 8.3 do Estatuto dos Traballadores. A comunicación faise habitualmente pola aplicación Contrat@ do SEPE.

Que é o modelo 145 e quen o presenta?

É o formulario co que o traballador comunica á empresa a súa situación persoal e familiar para calcular a retención do IRPF. Entrégao o traballador á empresa; non se presenta na Axencia Tributaria.

É obrigatoria a formación en prevención de riscos ao incorporarse?

Si. O artigo 19 da Lei de prevención de riscos laborais obriga a dar formación teórica e práctica no momento da contratación, calquera que sexa a modalidade ou duración do contrato.

O contrato de traballo ten que ser por escrito?

En moitos casos, si: entre outros, os contratos a tempo parcial, fixos descontinuos, formativos, a distancia e os temporais de máis de catro semanas. Ademais, calquera das partes pode esixir que conste por escrito.

Canto pode durar o período de proba?

O que fixe o convenio. A falta de convenio, ata seis meses para técnicos titulados e dous meses para o resto, ou tres meses en empresas de menos de 25 traballadores. Debe pactarse por escrito.