Registo de jornada obrigatório em Espanha: guia para PME
O que exige a lei espanhola sobre o registo diário da jornada, que dados deve incluir, quanto tempo guardá-lo e como o gerir sem papel na sua PME.
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Desde 12 de maio de 2019, todas as empresas em Espanha são obrigadas a registar diariamente a jornada dos seus trabalhadores. A obrigação foi introduzida pelo Real Decreto-ley 8/2019, que alterou o artigo 34.9 do Estatuto dos Trabalhadores espanhol (Estatuto de los Trabajadores). Neste guia explicamos o que exige exatamente a norma espanhola e como cumpri-la sem complicações.
Que empresas devem registar a jornada?
Todas as empresas que operam em Espanha, independentemente da dimensão ou do setor. A obrigação abrange qualquer empresa com trabalhadores por conta de outrem, mesmo que sejam poucos ou trabalhem a tempo parcial. Existem algumas especificidades (por exemplo, em relações laborais de caráter especial), mas a regra geral é que cada trabalhador deve ter o seu registo diário.
Que dados deve incluir o registo?
A lei exige, no mínimo, o horário concreto de início e de fim da jornada de cada trabalhador. É habitual registar também as pausas, para que a contagem de horas corresponda à realidade.
A forma de organizar o registo é decidida por negociação coletiva ou acordo de empresa ou, na sua falta, por decisão da empresa após consulta aos representantes legais dos trabalhadores.
Durante quanto tempo deve ser conservado?
Os registos devem ser conservados durante quatro anos e estar à disposição:
- dos trabalhadores,
- dos seus representantes legais,
- da Inspeção do Trabalho e da Segurança Social espanhola.
O que acontece se o registo não for feito?
Em Espanha, não registar a jornada é considerado uma infração grave nos termos da Lei sobre Infrações e Sanções na Ordem Social (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, LISOS), com coimas que podem ir de 751 a 7.500 euros. Além disso, sem registo é difícil comprovar as horas efetivamente trabalhadas perante uma reclamação.
Papel, folhas de cálculo ou software: o que compensa
Um registo em papel ou numa folha de cálculo cumpre a lei se for fiável, mas tem inconvenientes: perde-se, pode ser alterado sem deixar rasto e é difícil de rever quando a Inspeção o solicita. Um sistema digital resolve estes problemas:
- Registo de entrada e saída a partir de qualquer dispositivo. Cada pessoa regista a entrada e a saída no momento.
- Validação pela empresa. A empresa controla e aprova cada registo.
- Tudo guardado na nuvem. Os dados ficam disponíveis durante o tempo necessário, sem arquivos em papel.
- Horas extraordinárias e complementares controladas. A bolsa de horas atualiza-se automaticamente.
Como o faz o BussiNext
O módulo de RH e controlo de assiduidade do BussiNext regista a entrada e a saída de cada colaborador e permite controlá-las e aprová-las. Além disso, gere férias, ausências, turnos, bolsa de horas e baixas na mesma plataforma, com servidores em Espanha e acesso 24/7.
Resumo
- Em Espanha, o registo diário da jornada é obrigatório para todas as empresas desde maio de 2019.
- Deve incluir, no mínimo, a hora de início e de fim da jornada de cada trabalhador.
- Conserva-se durante quatro anos e deve estar disponível para trabalhadores, representantes e Inspeção.
- A falta de registo pode implicar uma sanção grave.
Este guia é informativo e não substitui o aconselhamento laboral profissional. Consulte sempre a legislação espanhola em vigor no BOE.