Onboarding de empleados: checklist de incorporación

Checklist para incorporar a un empleado en una pyme: alta en la Seguridad Social, contrato, Contrat@, modelo 145, PRL, protección de datos y primer mes.

Por BussiNext ·Publicado el 4 de noviembre de 2026

Incorporar a un empleado en una pyme exige, antes de su primer día, darle de alta en la Seguridad Social, firmar el contrato y comunicarlo al SEPE (Contrat@) en un plazo de 10 días, recoger su modelo 145 e informarle sobre prevención de riesgos, protección de datos y cómo se registra la jornada. Después vienen el primer día, la primera semana y el primer mes, que deciden si la persona se integra bien o se va en el periodo de prueba.

Un buen onboarding no es solo papeleo: es la forma de que el nuevo empleado sea productivo antes y se quede. En esta guía tienes los trámites legales que no puedes saltarte y un checklist práctico, paso a paso, para las primeras semanas.

¿Qué trámites hay que hacer antes del primer día?

Estos son los trámites legales básicos al contratar a una persona por cuenta ajena en España:

Alta en la Seguridad Social. El Real Decreto 84/1996 exige solicitarla con carácter previo al comienzo de la prestación de servicios y nunca antes de los 60 días naturales anteriores a la fecha de inicio. Si el trabajador empieza el lunes, el alta debe estar presentada antes de que empiece.
Contrato de trabajo. El artículo 8.2 del Estatuto de los Trabajadores (ET) exige forma escrita, entre otros, para los contratos a tiempo parcial, fijos-discontinuos, formativos, de relevo, a distancia y los temporales de más de cuatro semanas. Si no consta por escrito cuando debe, se presume indefinido y a jornada completa, salvo prueba en contrario.
Comunicación al SEPE. El artículo 8.3 del ET obliga a comunicar el contenido del contrato a la oficina pública de empleo en los 10 días siguientes a su concertación. Se hace normalmente a través de la aplicación Contrat@ del SEPE.
Copia básica. Si el contrato debe ser escrito, la empresa entrega a la representación legal de los trabajadores una copia básica en un plazo no superior a 10 días (art. 8.4 ET).
Información escrita. Si la relación dura más de cuatro semanas, la empresa debe informar por escrito de los elementos esenciales del contrato que no figuren en él (art. 8.5 ET).
Periodo de prueba. Si se pacta, debe constar por escrito (art. 14 ET). Sin regulación en convenio, no puede superar seis meses para técnicos titulados ni dos meses para el resto; en empresas de menos de 25 trabajadores, tres meses para quienes no sean técnicos titulados.
Modelo 145. El trabajador comunica a la empresa su situación personal y familiar para calcular la retención de IRPF de su nómina. Lo entrega a la empresa; no se presenta ante la Agencia Tributaria.

Información que debes dar desde el inicio

Prevención de riesgos laborales (PRL). La Ley 31/1995 obliga a informar de los riesgos del puesto y de las medidas de protección (art. 18) y a dar formación teórica y práctica en el momento de la contratación (art. 19). La vigilancia de la salud es, como regla general, voluntaria para el trabajador, con las excepciones del artículo 22.
Protección de datos. Al recoger los datos del nuevo empleado debes informarle del tratamiento (art. 13 del RGPD y art. 11 de la LOPDGDD). Si la empresa tiene criterios de uso de dispositivos digitales o política de desconexión digital (arts. 87 y 88 de la LOPDGDD), entrégaselos.
Registro de jornada. El artículo 34.9 del ET obliga a registrar cada día la hora de inicio y fin de la jornada. Explica desde el primer día cómo y cuándo debe fichar. Tienes todos los detalles en nuestra guía del registro de jornada obligatorio.

¿Qué hacer el primer día?

El primer día marca la impresión que se lleva la persona. Que no tenga que esperar a que alguien encuentre un portátil.

Puesto listo: equipo, cuentas de correo y accesos a las herramientas creados de antemano.
Bienvenida: presentación al equipo y a su responsable directo.
Persona de referencia: asigna un compañero que resuelva dudas del día a día.
Documentación firmada: contrato, información de protección de datos y entrega de la formación o información de PRL.
Normas básicas: horario, cómo fichar, cómo pedir vacaciones y ausencias, canales de comunicación.
Una primera tarea sencilla, para que termine el día habiendo aportado algo.

¿Qué hacer la primera semana?

Reunión de objetivos con su responsable: qué se espera de él en el primer mes y en el periodo de prueba.
Formación en las herramientas que va a usar a diario.
Conocer los procesos clave del área: quién aprueba qué, dónde se guardan los documentos, cómo se reportan incidencias.
Revisar el primer registro de jornada para corregir a tiempo cualquier error al fichar.
Comprobar que la nómina tiene todo lo necesario: datos bancarios, modelo 145 y cualquier otro dato que pida tu gestoría.

¿Qué hacer el primer mes?

Seguimiento semanal breve con su responsable.
Primera evaluación informal a los 30 días: qué va bien, qué necesita y qué ajustar.
Pedir su opinión sobre el proceso de incorporación, para mejorarlo con la siguiente persona.
Controlar el periodo de prueba: anota en el calendario la fecha en que termina para tomar una decisión a tiempo.

Checklist de incorporación de un nuevo empleado

Momento	Tarea	Responsable	Base o motivo
Antes del inicio	Alta en la Seguridad Social (máx. 60 días antes)	Empresa o gestoría	RD 84/1996, art. 32
Antes del inicio	Contrato redactado y firmado	Empresa y trabajador	Art. 8.2 ET
Antes del inicio	Periodo de prueba pactado por escrito (si lo hay)	Empresa	Art. 14 ET
Antes del inicio	Modelo 145 cumplimentado	Trabajador	Retención de IRPF
Antes del inicio	Equipo, cuentas y accesos preparados	Empresa	Buena práctica
En 10 días	Comunicación del contrato a Contrat@ (SEPE)	Empresa o gestoría	Art. 8.3 ET
En 10 días	Copia básica a la representación legal	Empresa	Art. 8.4 ET
Primer día	Información y formación de PRL	Empresa	Arts. 18 y 19 LPRL
Primer día	Información de protección de datos	Empresa	Art. 13 RGPD, art. 11 LOPDGDD
Primer día	Explicar cómo se registra la jornada	Empresa	Art. 34.9 ET
Primer día	Bienvenida y persona de referencia	Responsable	Buena práctica
Primera semana	Objetivos y formación en herramientas	Responsable	Buena práctica
Primer mes	Seguimiento y evaluación a 30 días	Responsable	Buena práctica
Antes de fin de prueba	Decisión sobre el periodo de prueba	Empresa	Art. 14 ET

Ajusta la lista a tu caso: el convenio colectivo, el tipo de contrato o el puesto pueden añadir trámites.

Cómo lo hace BussiNext

Con el módulo de RRHH de BussiNext centralizas en un solo lugar el onboarding, los contratos y las nóminas de cada empleado, y el nuevo trabajador ficha su entrada y salida desde el primer día. El contrato se puede firmar online con firma electrónica avanzada (eIDAS) y registro blockchain, sin imprimir ni escanear. Las altas en la Seguridad Social y la comunicación a Contrat@ las sigues haciendo tú o tu gestoría por los canales oficiales. Todo está en la nube, con servidores en España, e incluido en el precio único de BussiNext.

Resumen

El alta en la Seguridad Social se presenta antes del primer día de trabajo y nunca con más de 60 días de antelación.
El contrato se comunica al SEPE (Contrat@) en los 10 días siguientes a su firma.
El trabajador entrega el modelo 145 a la empresa para calcular la retención de IRPF.
Desde el inicio hay que informar y formar en PRL, informar sobre protección de datos y explicar el registro de jornada.
Planifica el primer día, la primera semana y el primer mes, y controla cuándo termina el periodo de prueba.

Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento laboral profesional. Consulta siempre la normativa vigente y tu convenio colectivo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social?

Antes de que empiece a trabajar. El Real Decreto 84/1996 exige presentar el alta con carácter previo al inicio de la prestación de servicios y nunca antes de los 60 días naturales anteriores.

¿En qué plazo hay que comunicar el contrato al SEPE?

En los 10 días siguientes a su firma, según el artículo 8.3 del Estatuto de los Trabajadores. La comunicación se hace habitualmente por la aplicación Contrat@ del SEPE.

¿Qué es el modelo 145 y quién lo presenta?

Es el formulario con el que el trabajador comunica a la empresa su situación personal y familiar para calcular la retención de IRPF. Lo entrega el trabajador a la empresa; no se presenta en la Agencia Tributaria.

¿Es obligatoria la formación en prevención de riesgos al incorporarse?

Sí. El artículo 19 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales obliga a dar formación teórica y práctica en el momento de la contratación, cualquiera que sea la modalidad o duración del contrato.

¿El contrato de trabajo tiene que ser por escrito?

En muchos casos, sí: entre otros, los contratos a tiempo parcial, fijos-discontinuos, formativos, a distancia y los temporales de más de cuatro semanas. Además, cualquiera de las partes puede exigir que conste por escrito.

¿Cuánto puede durar el periodo de prueba?

Lo que fije el convenio. A falta de convenio, hasta seis meses para técnicos titulados y dos meses para el resto, o tres meses en empresas de menos de 25 trabajadores. Debe pactarse por escrito.