Como organizar os projetos da sua equipa: guia para PME

Numa PME, cada pessoa acompanha vários projetos ao mesmo tempo e as prioridades mudam todas as semanas. Sem um método, as tarefas perdem-se entre emails e mensagens. Estes são os passos para organizar tudo.

1. Defina o objetivo de cada projeto

Antes de distribuir tarefas, escreva numa frase o que o projeto deve alcançar e quando. Um objetivo claro ajuda a alinhar o projeto com os objetivos da empresa e a decidir que tarefas estão a mais.

2. Forme a equipa

Decida quem participa e atribua a equipa completa ao projeto. Trabalhar com equipas predefinidas evita ter de adicionar cada pessoa uma a uma sempre que começa um projeto semelhante.

3. Divida o trabalho em tarefas

Cada tarefa deve ter:

• um responsável,
• uma prioridade,
• um prazo.

Se uma tarefa não couber em poucos dias, divida-a em tarefas mais pequenas.

4. Use modelos para os projetos que se repetem

Muitos projetos seguem sempre os mesmos passos: registo de um cliente, lançamento de um serviço, fecho trimestral… Um modelo de projeto com o respetivo fluxo de trabalho poupa-lhe o planeamento a partir do zero de cada vez.

5. Acompanhe o tempo

Saber quanto tempo é dedicado a cada projeto permite orçamentar melhor os seguintes e detetar a tempo os que se desviam. Classificar as tarefas por prioridade e prazo ajuda a equipa a concluir tudo a tempo.

6. Reveja todas as semanas

Uma reunião semanal curta para rever tarefas em atraso, próximos prazos e bloqueios mantém o projeto em andamento.

Erros frequentes

• Projetos sem um responsável claro.
• Tarefas sem prazo.
• Tudo marcado como urgente.
• Planear numa ferramenta e comunicar noutra.

Como o faz o BussiNext

O gestor de projetos do BussiNext permite criar equipas e atribuí-las diretamente aos projetos, personalizar os fluxos de trabalho com modelos e classificar as tarefas por prioridade e prazo. Está incluído no preço único do BussiNext, juntamente com os restantes módulos.