Com organitzar els projectes del teu equip: guia per a pimes
Mètode senzill per planificar projectes, repartir tasques, fixar prioritats i dates límit i fer el seguiment del temps en una pime.
Publicat el
En una pime, cada persona porta diversos projectes alhora i les prioritats canvien cada setmana. Sense un mètode, les tasques es perden entre correus i missatges. Aquests són els passos per organitzar-ho.
1. Defineix l’objectiu de cada projecte
Abans de repartir tasques, escriu en una frase què ha d’aconseguir el projecte i quan. Un objectiu clar ajuda a ajustar el projecte als objectius de l’empresa i a decidir quines tasques sobren.
2. Forma l’equip
Decideix qui hi participa i assigna l’equip complet al projecte. Treballar amb equips predefinits evita haver d’afegir cada persona una per una cada vegada que comença un projecte semblant.
3. Divideix la feina en tasques
Cada tasca ha de tenir:
- un responsable,
- una prioritat,
- una data límit.
Si una tasca no cap en pocs dies, divideix-la en d’altres de més petites.
4. Fes servir plantilles per als projectes que es repeteixen
Molts projectes segueixen sempre els mateixos passos: alta d’un client, llançament d’un servei, tancament trimestral… Una plantilla de projecte amb el seu flux de treball t’estalvia planificar-lo des de zero cada vegada.
5. Fes el seguiment del temps
Saber quant de temps es dedica a cada projecte et permet pressupostar millor els següents i detectar a temps els que es desvien. Classificar les tasques per prioritat i data límit ajuda que l’equip ho completi tot a temps.
6. Revisa cada setmana
Una reunió breu setmanal per repassar tasques vençudes, properes dates límit i bloquejos manté el projecte en marxa.
Errors freqüents
- Projectes sense un responsable clar.
- Tasques sense data límit.
- Tot marcat com a urgent.
- Planificar en una eina i comunicar-se en una altra.
Com ho fa BussiNext
El gestor de projectes de BussiNext et permet crear equips i assignar-los directament als projectes, personalitzar els fluxos de treball amb plantilles i classificar les tasques per prioritat i data límit. Està inclòs en el preu únic de BussiNext, juntament amb la resta de mòduls.