Como organizar os proxectos do teu equipo: guía para pemes

Nunha peme, cada persoa leva varios proxectos á vez e as prioridades cambian cada semana. Sen un método, as tarefas pérdense entre correos e mensaxes. Estes son os pasos para organizalo.

1. Define o obxectivo de cada proxecto

Antes de repartir tarefas, escribe nunha frase que debe conseguir o proxecto e cando. Un obxectivo claro axuda a axustar o proxecto aos obxectivos da empresa e a decidir que tarefas sobran.

2. Forma o equipo

Decide quen participa e asigna o equipo completo ao proxecto. Traballar con equipos predefinidos evita ter que engadir cada persoa unha por unha cada vez que comeza un proxecto parecido.

3. Divide o traballo en tarefas

Cada tarefa debe ter:

• un responsable,
• unha prioridade,
• unha data límite.

Se unha tarefa non cabe nuns poucos días, divídea noutras máis pequenas.

4. Usa modelos para os proxectos que se repiten

Moitos proxectos seguen sempre os mesmos pasos: alta dun cliente, lanzamento dun servizo, peche trimestral… Un modelo de proxecto co seu fluxo de traballo afórrache planificalo desde cero cada vez.

5. Fai seguimento do tempo

Saber canto tempo se dedica a cada proxecto permíteche orzamentar mellor os seguintes e detectar a tempo os que se desvían. Clasificar as tarefas por prioridade e data límite axuda a que o equipo o complete todo a tempo.

6. Revisa cada semana

Unha reunión breve semanal para repasar tarefas vencidas, próximas datas límite e bloqueos mantén o proxecto en marcha.

Erros frecuentes

• Proxectos sen responsable claro.
• Tarefas sen data límite.
• Todo marcado como urxente.
• Planificar nunha ferramenta e comunicar noutra.

Como o fai BussiNext

O xestor de proxectos de BussiNext permíteche crear equipos e asignalos directamente aos proxectos, personalizar os fluxos de traballo con modelos e clasificar as tarefas por prioridade e data límite. Está incluído no prezo único de BussiNext, xunto co resto de módulos.