Cómo organizar los proyectos de tu equipo: guía para pymes

En una pyme, cada persona lleva varios proyectos a la vez y las prioridades cambian cada semana. Sin un método, las tareas se pierden entre correos y mensajes. Estos son los pasos para organizarlo.

1. Define el objetivo de cada proyecto

Antes de repartir tareas, escribe en una frase qué debe conseguir el proyecto y cuándo. Un objetivo claro ayuda a ajustar el proyecto a los objetivos de la empresa y a decidir qué tareas sobran.

2. Forma el equipo

Decide quién participa y asigna el equipo completo al proyecto. Trabajar con equipos predefinidos evita tener que añadir a cada persona una por una cada vez que empieza un proyecto parecido.

3. Divide el trabajo en tareas

Cada tarea debe tener:

• un responsable,
• una prioridad,
• una fecha límite.

Si una tarea no cabe en unos pocos días, divídela en otras más pequeñas.

4. Usa plantillas para los proyectos que se repiten

Muchos proyectos siguen siempre los mismos pasos: alta de un cliente, lanzamiento de un servicio, cierre trimestral… Una plantilla de proyecto con su flujo de trabajo te ahorra planificarlo desde cero cada vez.

5. Haz seguimiento del tiempo

Saber cuánto tiempo se dedica a cada proyecto te permite presupuestar mejor los siguientes y detectar a tiempo los que se desvían. Clasificar las tareas por prioridad y fecha límite ayuda a que el equipo lo complete todo a tiempo.

6. Revisa cada semana

Una reunión breve semanal para repasar tareas vencidas, próximas fechas límite y bloqueos mantiene el proyecto en marcha.

Errores frecuentes

• Proyectos sin responsable claro.
• Tareas sin fecha límite.
• Todo marcado como urgente.
• Planificar en una herramienta y comunicar en otra.

Cómo lo hace BussiNext

El gestor de proyectos de BussiNext te permite crear equipos y asignarlos directamente a los proyectos, personalizar los flujos de trabajo con plantillas y clasificar las tareas por prioridad y fecha límite. Está incluido en el precio único de BussiNext, junto con el resto de módulos.