Sinatura electrónica: tipos e validez legal para empresas
Diferenzas entre sinatura electrónica simple, avanzada e cualificada, que validez legal ten cada unha e que documentos da túa empresa podes asinar en liña.
Publicado o
Asinar contratos, nóminas ou orzamentos sen imprimir nin escanear xa é habitual en moitas pemes. Pero ten a mesma validez ca unha sinatura en papel? Depende do tipo de sinatura electrónica. Explicámoscho.
Que di a lei
A sinatura electrónica está regulada en toda a Unión Europea polo Regulamento (UE) n.º 910/2014, coñecido como eIDAS, actualizado en 2024. En España compleméntao a Lei 6/2020, reguladora de determinados aspectos dos servizos electrónicos de confianza.
O principio básico é claro: non se lle poden negar efectos xurídicos nin admisibilidade como proba a unha sinatura polo mero feito de ser electrónica.
Os tres tipos de sinatura electrónica
Sinatura electrónica simple
Son datos en formato electrónico que o asinante utiliza para asinar: por exemplo, marcar unha caixa ou escribir o nome. É válida, pero en caso de conflito achega pouca proba sobre quen asinou e se o documento se modificou despois.
Sinatura electrónica avanzada
É a máis usada no día a día das empresas. Segundo eIDAS, debe cumprir catro requisitos:
- Estar vinculada ao asinante de maneira única.
- Permitir identificar o asinante.
- Terse creado con medios que o asinante pode manter baixo o seu control exclusivo.
- Estar vinculada aos datos asinados de modo que calquera modificación posterior sexa detectable.
Sinatura electrónica cualificada
É unha sinatura avanzada que ademais se basea nun certificado cualificado e se crea cun dispositivo cualificado. É a única que a lei equipara automaticamente á sinatura manuscrita.
Que documentos podo asinar electronicamente?
A maioría dos documentos do día a día dunha peme:
- contratos laborais e mercantís,
- nóminas e os seus xustificantes de recepción,
- orzamentos e aceptacións de clientes,
- acordos de confidencialidade e políticas internas.
Algúns actos concretos esixen formalidades especiais (por exemplo, certos documentos notariais), así que convén revisalos caso por caso.
Vantaxes para a túa empresa
- Rapidez: un contrato asínase en minutos, sen desprazamentos.
- Trazabilidade: sabes quen asinou e cando.
- Orde: os documentos quedan gardados nun só lugar.
- Aforro: menos papel, impresión e mensaxería.
Como o fai BussiNext
Coa sinatura electrónica de BussiNext creas, envías e asinas documentos como nóminas, contratos e orzamentos. É unha plataforma de sinatura avanzada con validez legal que rexistra cada sinatura con tecnoloxía blockchain, un nivel extra de seguridade.
Esta guía é informativa e non substitúe o asesoramento xurídico profesional. Consulta o texto do Regulamento eIDAS e a normativa vixente.