Signatura electrònica: tipus i validesa legal per a empreses
Diferències entre signatura electrònica simple, avançada i qualificada, quina validesa legal té cadascuna i quins documents pots signar en línia.
Publicat el
Signar contractes, nòmines o pressupostos sense imprimir ni escanejar ja és habitual en moltes pimes. Però té la mateixa validesa que una signatura en paper? Depèn del tipus de signatura electrònica. T’ho expliquem.
Què diu la llei
La signatura electrònica està regulada a tota la Unió Europea pel Reglament (UE) núm. 910/2014, conegut com a eIDAS, actualitzat el 2024. A Espanya el complementa la Llei 6/2020, reguladora de determinats aspectes dels serveis electrònics de confiança.
El principi bàsic és clar: no es poden negar efectes jurídics ni admissibilitat com a prova a una signatura pel simple fet de ser electrònica.
Els tres tipus de signatura electrònica
Signatura electrònica simple
Són dades en format electrònic que el signant utilitza per signar: per exemple, marcar una casella o escriure el nom. És vàlida, però en cas de conflicte aporta poca prova sobre qui va signar i si el document es va modificar després.
Signatura electrònica avançada
És la més utilitzada en el dia a dia de les empreses. Segons eIDAS, ha de complir quatre requisits:
- Estar vinculada al signant de manera única.
- Permetre identificar el signant.
- Haver-se creat amb mitjans que el signant pot mantenir sota el seu control exclusiu.
- Estar vinculada a les dades signades de manera que qualsevol modificació posterior sigui detectable.
Signatura electrònica qualificada
És una signatura avançada que, a més, es basa en un certificat qualificat i es crea amb un dispositiu qualificat. És l’única que la llei equipara automàticament a la signatura manuscrita.
Quins documents puc signar electrònicament?
La majoria dels documents del dia a dia d’una pime:
- contractes laborals i mercantils,
- nòmines i els seus justificants de recepció,
- pressupostos i acceptacions de clients,
- acords de confidencialitat i polítiques internes.
Alguns actes concrets exigeixen formalitats especials (per exemple, certs documents notarials), així que convé revisar-los cas per cas.
Avantatges per a la teva empresa
- Rapidesa: un contracte se signa en minuts, sense desplaçaments.
- Traçabilitat: saps qui ha signat i quan.
- Ordre: els documents queden desats en un sol lloc.
- Estalvi: menys paper, impressió i missatgeria.
Com ho fa BussiNext
Amb la signatura electrònica de BussiNext crees, envies i signes documents com nòmines, contractes i pressupostos. És una plataforma de signatura avançada amb validesa legal que registra cada signatura amb tecnologia blockchain, un nivell extra de seguretat.
Aquesta guia és informativa i no substitueix l’assessorament jurídic professional. Consulta el text del Reglament eIDAS i la normativa vigent.