Firma electrónica: tipos y validez legal para empresas
Diferencias entre firma electrónica simple, avanzada y cualificada, qué validez legal tiene cada una y qué documentos de tu empresa puedes firmar online.
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Firmar contratos, nóminas o presupuestos sin imprimir ni escanear ya es habitual en muchas pymes. Pero ¿tiene la misma validez que una firma en papel? Depende del tipo de firma electrónica. Te lo explicamos.
Qué dice la ley
La firma electrónica está regulada en toda la Unión Europea por el Reglamento (UE) n.º 910/2014, conocido como eIDAS, actualizado en 2024. En España lo complementa la Ley 6/2020, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.
El principio básico es claro: no se puede negar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba a una firma por el mero hecho de ser electrónica.
Los tres tipos de firma electrónica
Firma electrónica simple
Son datos en formato electrónico que el firmante utiliza para firmar: por ejemplo, marcar una casilla o escribir el nombre. Es válida, pero en caso de conflicto aporta poca prueba sobre quién firmó y si el documento se modificó después.
Firma electrónica avanzada
Es la más usada en el día a día de las empresas. Según eIDAS, debe cumplir cuatro requisitos:
- Estar vinculada al firmante de manera única.
- Permitir identificar al firmante.
- Haberse creado con medios que el firmante puede mantener bajo su control exclusivo.
- Estar vinculada a los datos firmados de modo que cualquier modificación posterior sea detectable.
Firma electrónica cualificada
Es una firma avanzada que además se basa en un certificado cualificado y se crea con un dispositivo cualificado. Es la única que la ley equipara automáticamente a la firma manuscrita.
¿Qué documentos puedo firmar electrónicamente?
La mayoría de los documentos del día a día de una pyme:
- contratos laborales y mercantiles,
- nóminas y sus justificantes de recepción,
- presupuestos y aceptaciones de clientes,
- acuerdos de confidencialidad y políticas internas.
Algunos actos concretos exigen formalidades especiales (por ejemplo, ciertos documentos notariales), así que conviene revisarlos caso por caso.
Ventajas para tu empresa
- Rapidez: un contrato se firma en minutos, sin desplazamientos.
- Trazabilidad: sabes quién ha firmado y cuándo.
- Orden: los documentos quedan guardados en un solo lugar.
- Ahorro: menos papel, impresión y mensajería.
Cómo lo hace BussiNext
Con la firma electrónica de BussiNext creas, envías y firmas documentos como nóminas, contratos y presupuestos. Es una plataforma de firma avanzada con validez legal que registra cada firma con tecnología blockchain, un nivel extra de seguridad.
Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento jurídico profesional. Consulta el texto del Reglamento eIDAS y la normativa vigente.