Cómo reclamar una factura impagada: pasos y plazos

Cómo reclamar una factura impagada paso a paso: plazos de la Ley 3/2004, intereses de demora, 40 € de costes de cobro, burofax, monitorio y recuperar el IVA.

Por BussiNext ·Publicado el 4 de noviembre de 2026

Para reclamar una factura impagada, empieza con un recordatorio amistoso, sigue con un requerimiento fehaciente (por ejemplo, un burofax) y, si no pagan, acude al proceso monitorio, que puedes iniciar sin abogado ni procurador. Entre empresas, la Ley 3/2004 te da derecho a intereses de demora y a 40 euros de costes de cobro desde el día siguiente al vencimiento.

Las facturas impagadas son uno de los problemas de tesorería más habituales de las pymes y los autónomos. La buena noticia es que la ley protege bastante al acreedor: el deudor entra en mora automáticamente, puedes sumar intereses y costes, y existe un procedimiento judicial pensado para deudas documentadas. En esta guía te explicamos los plazos, los pasos en orden y cómo recuperar el IVA si al final no cobras.

¿Cuál es el plazo legal de pago de una factura?

Entre empresas, y entre empresas y la Administración, se aplica la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Su artículo 4 fija estas reglas:

Si el contrato no dice nada, el plazo es de 30 días naturales desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio.
Las partes pueden pactar un plazo mayor, pero nunca superior a 60 días naturales.
Si hay un procedimiento de aceptación o comprobación, este no puede durar más de 30 días, y el plazo de pago de 30 días empieza a contar desde la aceptación.
El proveedor debe hacer llegar la factura antes de que pasen 15 días naturales desde la entrega o el servicio.

Cuando el cliente es una Administración pública, la Ley de Contratos del Sector Público establece que debe pagar en los 30 días siguientes a la aprobación de las certificaciones de obra o de los documentos que acrediten la conformidad con lo entregado. Si se retrasa, también debe intereses de demora y costes de cobro según la Ley 3/2004.

Ten en cuenta que esta ley no se aplica a las ventas a consumidores. Si tu cliente es un particular, rige lo pactado y el Código Civil, aunque los pasos para reclamar (recordatorio, requerimiento y monitorio) son los mismos.

¿Qué intereses y costes puedo reclamar?

El artículo 5 de la Ley 3/2004 establece que el deudor incurre en mora automáticamente por no pagar en plazo, sin necesidad de aviso ni intimación. Desde ese momento puedes reclamar:

Concepto	Qué dice la ley	Artículo
Intereses de demora	El pactado en el contrato o, si no hay pacto, el tipo del BCE más ocho puntos porcentuales	Art. 7 Ley 3/2004
Costes de cobro fijos	40 euros que se añaden a la deuda sin necesidad de pedirlos expresamente	Art. 8 Ley 3/2004
Costes de cobro adicionales	Los costes debidamente acreditados que superen los 40 euros	Art. 8 Ley 3/2004

El tipo legal de interés de demora lo publica el Ministerio de Economía en el BOE cada semestre, así que consulta el vigente para el periodo de tu factura. Para tener derecho a intereses tienes que haber cumplido tus obligaciones (entregar o prestar el servicio) y no haber recibido el pago a tiempo, salvo que el deudor pruebe que no es responsable del retraso (art. 6). Además, el artículo 9 declara nulas las cláusulas manifiestamente abusivas sobre plazos, intereses o costes de cobro en perjuicio del acreedor.

¿Cómo reclamar una factura impagada paso a paso?

Revisa la factura y el contrato. Comprueba que la factura tiene todos los datos obligatorios, que la enviaste, cuál es la fecha de vencimiento y qué plazo se pactó.
Envía un recordatorio amistoso. Un correo o una llamada poco después del vencimiento resuelve muchos casos: a veces la factura se ha perdido o está pendiente de aprobación interna. Adjunta una copia y pide una fecha de pago.
Haz un segundo aviso por escrito. Si no hay respuesta, recuerda el importe, la fecha de vencimiento y que la ley te permite reclamar intereses y 40 euros de costes de cobro.
Envía un requerimiento fehaciente. Un burofax con certificación de contenido y acuse de recibo deja constancia de qué reclamas y de que el deudor lo ha recibido. Sirve como prueba, interrumpe la prescripción y te ayuda a cumplir los requisitos para recuperar el IVA.
Propón una negociación. Desde 2025, la Ley Orgánica 1/2025 exige intentar un medio adecuado de solución de controversias (MASC) antes de ir a juicio. Puedes aprovechar el propio requerimiento para invitar al deudor a negociar o proponerle un acuerdo, como un calendario de pagos.
Presenta un proceso monitorio. Si no pagan ni negocian, acude al Juzgado de Primera Instancia del domicilio del deudor con la factura y el resto de documentos.
Pide la ejecución. Si el deudor no paga ni se opone en el plazo que le da el juzgado, puedes solicitar que se despache ejecución contra sus bienes.

Paso	Herramienta	Para qué sirve	Coste aproximado
Recordatorio amistoso	Correo o llamada	Resolver olvidos y errores	Ninguno
Requerimiento fehaciente	Burofax con certificación de contenido	Prueba de la reclamación e interrupción de la prescripción	El del servicio postal
Intento de negociación	Propuesta escrita, mediación o conciliación	Cumplir el requisito de procedibilidad de la LO 1/2025	Bajo o ninguno, salvo mediador
Proceso monitorio	Petición ante el juzgado	Requerir el pago con respaldo judicial	Sin abogado ni procurador en la petición inicial
Ejecución	Solicitud de despacho de ejecución	Embargar bienes del deudor	Con abogado y procurador si supera 2.000 €

¿Cómo funciona el proceso monitorio?

El proceso monitorio (artículos 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil) está pensado para reclamar deudas de dinero vencidas, exigibles y documentadas, de cualquier importe. Una factura, un albarán o un presupuesto firmado sirven como documento.

Sin abogado ni procurador. La petición inicial puede presentarse sin ellos, sea cual sea la cuantía (art. 814), incluso con un formulario en papel o en la sede judicial electrónica.
Requerimiento de pago. El letrado de la Administración de Justicia requiere al deudor para que, en 20 días, pague o se oponga de forma motivada (art. 815).
Si no paga ni se opone, se da por terminado el monitorio y puedes pedir la ejecución (art. 816). Para ejecutar más de 2.000 euros hace falta abogado y procurador.
Si se opone, el asunto pasa a juicio verbal (hasta 15.000 euros) u ordinario. El escrito de oposición necesita abogado y procurador cuando la cuantía supera los 2.000 euros.

¿Afectan los MASC al monitorio? La Ley Orgánica 1/2025 exige actividad negociadora previa en los procesos declarativos y en los procesos especiales del libro IV de la LEC, que es donde se regula el monitorio, y no lo incluye entre las excepciones (sí excluye, por ejemplo, el juicio cambiario o el monitorio europeo). Por eso, lo prudente es documentar el intento de negociación antes de presentar la petición. Según el artículo 10 de esa ley, sirve cualquier documento que pruebe que el deudor recibió la invitación a negociar o la propuesta, en qué fecha y con su contenido íntegro; si pasan 30 días naturales sin respuesta, el intento se da por terminado sin acuerdo. Como la aplicación práctica puede variar entre juzgados, consulta con un profesional antes de presentar la petición.

¿Cuándo prescribe una factura impagada?

Con carácter general, las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el pago (artículo 1964 del Código Civil). Algunas deudas tienen un plazo de tres años (artículo 1967), por ejemplo ciertos honorarios profesionales o las ventas de comerciantes a quienes no son comerciantes.

La prescripción se interrumpe con la reclamación judicial, con la reclamación extrajudicial del acreedor y con cualquier reconocimiento de la deuda por parte del deudor (artículo 1973). Un burofax o un acuerdo de pago firmado vuelven a poner el contador a cero, así que no dejes pasar el tiempo sin reclamar por escrito.

¿Cómo recuperar el IVA de una factura impagada?

Si emitiste la factura, ingresaste el IVA en Hacienda aunque el cliente no te haya pagado. El artículo 80.Cuatro de la Ley del IVA permite reducir la base imponible cuando el crédito es total o parcialmente incobrable, siempre que se cumplan estas condiciones:

Que haya pasado un año desde el devengo del IVA sin cobrar. Si tu volumen de operaciones del año anterior no superó 6.010.121,04 euros, el plazo puede ser de seis meses o un año.
Que el impago conste en los libros registro del IVA.
Que el cliente sea empresario o profesional o, si es un particular, que la base imponible supere los 50 euros (IVA excluido).
Que hayas reclamado el cobro judicialmente, mediante requerimiento notarial o por cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación.

Cumplidas las condiciones, tienes seis meses desde el final de ese plazo de seis meses o un año para hacer la modificación. Para ello emites una factura rectificativa al cliente y, según el artículo 24 del Reglamento del IVA, lo comunicas a la Agencia Tributaria por vía electrónica, con el formulario de su sede, en el plazo de un mes desde la expedición de la rectificativa.

No se puede modificar la base, entre otros casos, en créditos con garantía real (en la parte garantizada), afianzados o asegurados, ni en créditos entre personas o entidades vinculadas. Si después desistes de la reclamación judicial o llegas a un acuerdo de cobro, tendrás que volver a subir la base con otra rectificativa en el plazo de un mes.

¿Cómo evitar facturas impagadas?

Pacta el plazo de pago por escrito en el presupuesto o el contrato, dentro del límite de 60 días.
Factura enseguida y con todos los datos correctos: una factura con errores es una excusa para retrasar el pago.
Pide un anticipo en trabajos largos o con clientes nuevos.
Controla los vencimientos cada semana y actúa en cuanto una factura vence.
Guarda las pruebas: presupuesto aceptado, albaranes, correos y justificantes de envío de la factura.

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Resumen

Entre empresas, el plazo legal es de 30 días si no se pacta otro, y nunca más de 60 días.
El deudor entra en mora automáticamente: puedes reclamar intereses (BCE más ocho puntos, si no hay pacto) y 40 euros de costes de cobro.
Pasos: recordatorio amistoso, requerimiento fehaciente, intento de negociación, monitorio y ejecución.
La petición inicial del monitorio no necesita abogado ni procurador, sea cual sea el importe.
Desde la LO 1/2025, documenta un intento de negociación antes de acudir al juzgado.
La deuda prescribe, con carácter general, a los cinco años; un burofax interrumpe el plazo.
Si no cobras, puedes recuperar el IVA con una factura rectificativa y comunicarlo a Hacienda en un mes.

Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento jurídico o fiscal profesional.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el plazo legal para pagar una factura entre empresas?

Según el artículo 4 de la Ley 3/2004, si no se ha pactado otra cosa, 30 días naturales desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio. Las partes pueden ampliarlo, pero nunca por encima de 60 días naturales.

¿Puedo cobrar intereses por una factura pagada tarde?

Sí. En las operaciones entre empresas, el deudor incurre en mora automáticamente al vencer el plazo, sin necesidad de aviso. Se aplica el interés pactado o, si no hay pacto, el tipo legal: el del Banco Central Europeo más ocho puntos, que se publica cada semestre en el BOE.

¿Qué son los 40 euros de costes de cobro?

Es una cantidad fija que el artículo 8 de la Ley 3/2004 permite añadir a la deuda cuando el deudor incurre en mora, sin necesidad de pedirla expresamente. Además, puedes reclamar los costes de cobro acreditados que superen esa cantidad.

¿Necesito abogado para presentar un proceso monitorio?

No. La Ley de Enjuiciamiento Civil permite presentar la petición inicial del monitorio sin abogado ni procurador, sea cual sea el importe. Sí los necesitarás si el deudor se opone y la cuantía supera los 2.000 euros, o para pedir la ejecución por más de 2.000 euros.

¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura impagada?

Con carácter general, cinco años desde que la deuda es exigible, según el artículo 1964 del Código Civil, aunque algunas deudas tienen plazos especiales de tres años. Cualquier reclamación extrajudicial, como un burofax, interrumpe la prescripción.

¿Puedo recuperar el IVA de una factura que no me pagan?

Sí, si el crédito es incobrable según el artículo 80.Cuatro de la Ley del IVA: debe haber pasado el plazo de seis meses o un año desde el devengo y haber reclamado el cobro judicialmente o de forma fehaciente. Después emites una factura rectificativa y lo comunicas a la Agencia Tributaria en el plazo de un mes.