Kanban, Scrum ala Gantt: zer metodologia ETErako

ETE baterako proiektu-kudeaketako metodologia erabilgarrienak hauek dira: Kanban, etengabeko lanerako; Scrum, ziklo laburretan aldatzen diren produktuetarako; Gantt edo ur-jauzia, fase eta epe itxiak dituzten proiektuetarako; eta ikuspegi hibridoak, plan orokor bat eta zeregin-fluxu malgu bat konbinatzen dituztenak. Aukera proiektu motaren, taldearen tamainaren eta bidean baldintzak zenbat aldatzen diren araberakoa da.

Zereginak, arduradunak eta datak banatzeko oinarrizko sistema bat baduzu dagoeneko (taldearen proiektuak antolatzeari buruzko gidan azaltzen dugu), hurrengo urratsa lan-metodo bat aukeratzea da. Hemen ezagunenak alderatzen ditugu, benetako adibide bat ikusten dugu eta lehentasunak ezartzeko bi teknika sinple errepasatzen ditugu.

Zer da proiektu-kudeaketako metodologia bat?

Lana nola planifikatzen, banatzen eta berrikusten den zehazten duten arauen multzoa da. Ez da tresna bat ezta programa bat ere: Kanban horma batean ohar itsaskorrekin aplika dezakezu, edo Scrum kalkulu-orri batekin. Metodologia batek erritmo komun bat ematen du: talde osoak daki noiz planifikatzen den, noiz berrikusten den eta zer esan nahi duen zeregin bat amaituta egoteak.

Nola funtzionatzen du Kanbanek?

Kanban industrian sortu zen, eta lan-fluxua zutabetan bistaratzean oinarritzen da, adibidez “Egiteko”, “Abian” eta “Eginda”. Zeregin bakoitza ezkerretik eskuinera aurreratzen da.

Hiru ideia nagusi ditu:

• Etengabeko fluxua. Ez dago ziklo finkorik: zereginak iristen direnean sartzen dira eta amaitzen direnean ateratzen.
• Abian dagoen lanaren muga. “Abian” zutabean gehienezko zeregin kopuru bat ezartzen da. Beteta badago, inork ez du ezer berririk hasten zerbait amaitu arte.
• Etengabeko hobekuntza. Zereginak non trabatzen diren aztertzen da eta prozesua zuzentzen.

Ondo egokitzen da laguntza-zerbitzuetan, mantentze-lanetan, administrazioan edo etengabe eskaerak jasotzen dituen edozein taldetan.

Nola funtzionatzen du Scrumek?

Scrum esparru arin bat da, Ken Schwaberren eta Jeff Sutherlanden Scrum Gidan deskribatua (2020ko bertsioa). Gida horren arabera:

• Lana iraupen finkoko sprintetan antolatzen da, hilabete edo gutxiagokoetan.
• Taldeak 10 pertsona edo gutxiago izan ohi ditu, hiru erantzukizunekin: Product Owner (balio gehien zerk ematen duen erabakitzen du), Scrum Master (metodoa zaintzen du) eta Developers (lana egiten dute).
• Bost gertaera daude: sprinta bera, sprintaren plangintza, 15 minutuko Daily Scrum-a, sprintaren berrikuspena eta atzera begirakoa.
• Hiru artefaktu erabiltzen dira: produktuaren zerrenda (product backlog), sprintaren zerrenda (sprint backlog) eta amaitutako inkrementua.

Ondo funtzionatzen du software-garapenean, produktu digitaletan edo bezeroak aurrerapen maiz ikusi nahi dituen eta baldintzak aldatzen diren kanpainetan.

Zer da Gantt diagrama bat eta ur-jauzi kudeaketa?

Gantt diagramak zereginak barra gisa irudikatzen ditu denbora-lerro batean: ikusten da bakoitza noiz hasten eta amaitzen den eta zein dauden besteen mende. Ur-jauzi kudeaketarekin lotu ohi da: proiektu osoa hasieran planifikatzen da eta faseak bata bestearen atzetik datoz: azterketa, diseinua, gauzatzea, entrega.

Aukera naturala da lanen ordena argi dagoenean eta fase batean atzerapen batek ondorengo guztiak atzeratzen dituenean: obrak, instalazioak, lekualdaketak edo ekitaldiak.

Zer dira metodo hibridoak?

Enpresa bakoitzera egokitutako konbinazioak dira. ETEetan ohikoenak:

• Faseka egindako plana + Kanban fluxua. Fase handiak eta entrega-data hasieran finkatzen dira, eta fase bakoitzaren barruan zereginak abian dagoen lanaren mugarekin doaz.
• Scrumban. Plangintza- eta berrikuspen-bilera aldizkakoak mantentzen dira, baina sprint zurrunik gabe.
• Ur-jauzia entrega partzialekin. Proiektuak faseak jarraitzen ditu, baina bezeroak tarteko emaitzak balioztatzen ditu.

Metodologien taula konparatiboa

	Kanban	Scrum	Gantt / ur-jauzia	Hibridoa
Nola planifikatzen da	Etengabe, zereginez zeregin	Hilabete edo gutxiagoko sprintetan	Dena hasieran	Plan orokorra eta etengabeko doikuntza
Taldearen tamaina	Edozein	10 pertsona edo gutxiago	Edozein, hobe arduradun argi batekin	Edozein
Proiektu mota	Lan errepikakorra, laguntza, administrazioa	Produktu digitalak, softwarea, kanpainak	Obrak, instalazioak, ekitaldiak	Faseak eta aldaketak dituzten zerbitzu-proiektuak
Aldaketak onartzen ditu	Bai, edozein unetan	Bai, sprinten artean	Zailtasunez	Bai, fase bakoitzaren barruan
Indargunea	Sinpletasuna eta fokua	Entrega maiztuak	Epeen eta mendekotasunen kontrola	Malgutasuna
Arriskua	Azken data bistatik galtzea	Bilera gehiegi talde txikietan	Plana zaharkituta geratzea zerbait aldatzen bada	Arau argirik gabe nahastea

Adibide praktikoa: erreforma-enpresa bat

Sei pertsonako erreforma-enpresa batek sukalde bat berritu behar du lau astean. Honela konbina ditzake metodoak:

1. Faseka egindako plana (Gantt estiloan) obrarako. Neurketak eta aurrekontua, eraisketa, iturgintza eta elektrizitatea, alikatatua, altzarien muntaketa eta akaberak. Fase bakoitzak epemuga du eta ez da hasten aurrekoa amaitu arte.
2. Mendekotasun argiak. Alikatatzailea ezin da sartu elektrizistak arteken lana amaitu arte. Elektrizitatea bi egun atzeratzen bada, hurrengo datak berrikuspen berean mugitzen dira.
3. Kanban fluxua ezustekoetarako. Material-eskaerak, bezeroak eskatutako aldaketak edo ikuskapen-bisitak aparteko zerrenda batean sartzen dira, aldi berean gehienez hiru zeregin abian dituela.
4. 15 minutuko asteko berrikuspena. Epez kanpoko faseak, hurrengo epemugak eta irekita dauden ezustekoak errepasatzen dira.
5. Txantiloi berrerabilgarria. Amaitzean, faseen sekuentzia txantiloi gisa gordetzen da hurrengo sukalderako.

Marketin-agentzia batean banaketa bestelakoa litzateke: webgune baten abiarazteak data itxiko faseak jarraituko lituzke, eta bezeroaren argitalpenek eta hileroko aldaketek hobeto funtzionatuko lukete bi asteko ziklo laburretan, Scrum estiloan baina haren rol guztiak gabe.

Nola ezarri zereginen lehentasunak?

Metodologia aukeratzeak ez du ebazten zer egin lehenik. Bi teknika sinplek laguntzen dute.

Eisenhowerren matrizea

Bi galdera gurutzatzen ditu: premiazkoa da? garrantzitsua da?

	Premiazkoa	Ez premiazkoa
Garrantzitsua	Orain egin (obrako matxura bat, biharko entrega bat)	Planifikatu (aurrekontu-txantiloia hobetu)
Ez garrantzitsua	Eskuordetu (ohiko material bat eskatu)	Ezabatu edo atzeratu

MoSCoW metodoa

Proiektu baten zereginak lau taldetan sailkatzen ditu:

• Must (ezinbestekoa): hau gabe proiektua ez da entregatzen.
• Should (garrantzitsua): egon beharko luke, baina behin-behineko alternatiba bat dago.
• Could (desiragarria): denbora soberan badago egiten da.
• Won’t (oraingoan ez): proiektu honetarako berariaz baztertzen da.

Aplikatzeko modu praktiko bat lehentasun-mailetara itzultzea da: premiazkoa eta garrantzitsua, edo “Must”, lehentasun handira pasatzen da; “Should”, ertainera; eta “Could”, txikira.

Nola aukeratu metodologia egokia?

1. Begiratu lan motari. Hasiera eta amaiera duten proiektuak dira, ala eskaeren etengabeko fluxu bat?
2. Baloratu baldintzak zenbat aldatzen diren. Sarri aldatzen badira, saihestu dena hasieran xehetasun osoz planifikatzea.
3. Kontuan hartu taldearen tamaina. Hiru pertsonarekin, Scrum osoa gehiegi izan ohi da.
4. Hasi gutxienekotik. Lehentasunak, epemugak eta asteko berrikuspen bat.
5. Berrikusi hilabete igarotakoan eta doitu funtzionatzen ez duena.

Akats ohikoak

• Metodologia oso bat kopiatzea enpresaren tamainara egokitu gabe.
• Aste gutxiro metodoz aldatzea, funtzionatzeko denborarik eman gabe.
• Dena lehentasun handiarekin markatzea, lehentasunik ez ezartzearen pareko dena.
• Ziurgabetasunez betetako proiektu bat ur-jauzian planifikatzea eta plana ez berrikustea.
• Tresna eta metodoa nahastea: taula polit batek ez ditu taldearen arauak ordezten.

Nola egiten du BussiNextek

BussiNexten proiektu-kudeatzaileak ez du metodologia zehatz bat inposatzen: ez du Kanban taularik ez Gantt diagramarik, baina edozein aplikatzeko piezak ematen dizkizu. Taldeak sortu eta proiektuei esleitu ditzakezu, beren lan-fluxuak dituzten proiektu-txantiloiak definitu (adibidez, erreforma baten faseak) eta zereginak lehentasunaren eta epemugaren arabera sailkatu, hor egokitzen baitira Eisenhower edo MoSCoW. Gainerako moduluekin integratuta dago eta BussiNexten prezio bakarrean sartuta.

Laburpena

• Kanban: etengabeko fluxua eta abian dagoen lanaren muga, laguntzarako eta zeregin errepikakorretarako aproposa.
• Scrum: hilabete edo gutxiagoko sprintak eta 10 pertsona edo gutxiagoko taldeak, eboluzionatzen duten produktuetarako.
• Gantt edo ur-jauzia: faseak eta mendekotasunak denbora-lerro batean, obretarako eta instalazioetarako.
• Hibridoek faseka egindako plan bat eta fluxu malgu bat konbinatzen dituzte, eta ETEetan ohikoenak dira.
• Eisenhowerrek eta MoSCoWek lehentasunak ezartzen laguntzen dute; itzuli itzazu lehentasun handi, ertain eta txikira.

Ohiko galderak

Zein da ETE baterako proiektu-kudeaketako metodologiarik onena?

Ez dago bakar bat. Kanban egokia da etengabeko lanerako eta etengabe iristen diren eskaeretarako, Scrum ziklo laburretan eboluzionatzen duten produktuetarako eta Gantt fase ezagunak eta epe itxia dituzten proiektuetarako. ETE askok faseka egindako plan bat eta Kanban motako fluxu bat konbinatzen dituzte.

Zer alde dago Kanbanen eta Scrumen artean?

Kanbanek zereginen etengabeko fluxu bat antolatzen du eta aldi berean abian egon daitezkeen zereginak mugatzen ditu. Scrumek hilabete edo gutxiagoko sprintetan lan egiten du, sprint bakoitzeko helburu batekin eta rol eta bilera zehatzekin.

Zertarako balio du Gantt diagrama batek?

Denbora-lerro batean ikusteko zeregin bakoitza noiz hasten eta amaitzen den eta zer zeregin dauden besteen mende. Erabilgarria da obretan, instalazioetan edo ekitaldietan, lanen ordena hasieratik argi dagoenean.

Zenbat pertsona behar ditu Scrum talde batek?

2020ko Scrum Gidaren arabera, Scrum talde batek 10 pertsona edo gutxiago izan ohi ditu. Talde oso txikietan, bi edo hiru pertsonakoetan, Scrumen rolak eta bilerak gehiegizkoak izan daitezke.

Zer da MoSCoW metodoa?

Lehentasunak ezartzeko modu bat da, zeregin bakoitza lau taldetan sailkatzen duena: ezinbestekoa (Must), garrantzitsua (Should), desiragarria (Could) eta oraingoz baztertua (Won’t). Denbora guztirako ez dagoenean zer murriztu erabakitzen laguntzen du.

Nola funtzionatzen du Eisenhowerren matrizeak?

Bi irizpide gurutzatzen ditu, premiazkoa eta garrantzitsua, eta lau koadrante ematen ditu: orain egin, planifikatu, eskuordetu eta ezabatu. Premiazkoak garrantzitsua beti ordezka ez dezan balio du.

Iturri ofizialak

• Scrum Gida (Scrum Guide 2020), Ken Schwaber eta Jeff Sutherland