Kanban, Scrum o Gantt: quina metodologia fer servir

Les metodologies de gestió de projectes més útils per a una pime són Kanban, per a feina contínua; Scrum, per a productes que canvien en cicles curts; Gantt o cascada, per a projectes amb fases i terminis tancats; i els enfocaments híbrids, que combinen un pla general amb un flux de tasques flexible. L’elecció depèn del tipus de projecte, de la mida de l’equip i de quant canvien els requisits pel camí.

Si ja tens un sistema bàsic per repartir tasques, responsables i dates (ho expliquem a la guia sobre com organitzar els projectes del teu equip), el pas següent és triar un mètode de treball. Aquí comparem els més coneguts, veiem un exemple real i repassem dues tècniques senzilles per prioritzar.

Què és una metodologia de gestió de projectes?

És un conjunt de regles sobre com es planifica, es reparteix i es revisa la feina. No és una eina ni un programa: pots aplicar Kanban amb notes adhesives en una paret o Scrum amb un full de càlcul. El que aporta una metodologia és un ritme comú: tot l’equip sap quan es planifica, quan es revisa i què vol dir que una tasca estigui acabada.

Com funciona Kanban?

Kanban va néixer a la indústria i es basa a visualitzar el flux de treball en columnes, per exemple “Per fer”, “En curs” i “Fet”. Cada tasca avança d’esquerra a dreta.

Les seves idees clau són tres:

• Flux continu. No hi ha cicles fixos: les tasques entren quan arriben i surten quan s’acaben.
• Límit de feina en curs. Es fixa un màxim de tasques a la columna “En curs”. Si està plena, ningú no comença res de nou fins que no acaba alguna cosa.
• Millora constant. S’observa on s’encallen les tasques i es corregeix el procés.

Encaixa bé en suport, manteniment, administració o qualsevol equip que rep peticions sense parar.

Com funciona Scrum?

Scrum és un marc àgil descrit a la Guia Scrum de Ken Schwaber i Jeff Sutherland (versió de 2020). Segons aquesta guia:

• La feina s’organitza en sprints de durada fixa, d’un mes o menys.
• L’equip sol tenir 10 persones o menys, amb tres responsabilitats: Product Owner (decideix què aporta més valor), Scrum Master (té cura del mètode) i Developers (fan la feina).
• Hi ha cinc esdeveniments: el mateix sprint, la planificació de l’sprint, el Daily Scrum de 15 minuts, la revisió de l’sprint i la retrospectiva.
• S’utilitzen tres artefactes: la pila del producte (product backlog), la pila de l’sprint (sprint backlog) i l’increment acabat.

Funciona bé en desenvolupament de programari, productes digitals o campanyes on el client vol veure avenços freqüents i els requisits canvien.

Què és un diagrama de Gantt i la gestió en cascada?

El diagrama de Gantt representa les tasques com a barres sobre una línia de temps: es veu quan comença i acaba cadascuna i quines depenen d’altres. Sol anar unit a la gestió en cascada, en què el projecte es planifica sencer al principi i les fases se succeeixen una darrere l’altra: anàlisi, disseny, execució, lliurament.

És l’opció natural quan l’ordre de les feines és clar i un retard en una fase endarrereix totes les següents: obres, instal·lacions, mudances o esdeveniments.

Què són els mètodes híbrids?

Són combinacions adaptades a cada empresa. Els més habituals en pimes:

• Pla per fases + flux Kanban. Les grans fases i la data de lliurament es fixen al principi, i dins de cada fase les tasques flueixen amb límit de feina en curs.
• Scrumban. Es mantenen reunions periòdiques de planificació i revisió, però sense sprints rígids.
• Cascada amb lliuraments parcials. El projecte segueix fases, però el client valida resultats intermedis.

Taula comparativa de metodologies

	Kanban	Scrum	Gantt / cascada	Híbrid
Com es planifica	Contínuament, tasca a tasca	Per sprints d’un mes o menys	Tot al principi	Pla general i ajust continu
Mida de l’equip	Qualsevol	10 persones o menys	Qualsevol, millor amb un responsable clar	Qualsevol
Tipus de projecte	Feina recurrent, suport, administració	Productes digitals, programari, campanyes	Obres, instal·lacions, esdeveniments	Projectes de serveis amb fases i canvis
Admet canvis	Sí, en qualsevol moment	Sí, entre sprints	Amb dificultat	Sí, dins de cada fase
Punt fort	Senzillesa i focus	Lliuraments freqüents	Control de terminis i dependències	Flexibilitat
Risc	Perdre de vista la data final	Excés de reunions en equips petits	Pla desfasat si alguna cosa canvia	Barrejar sense regles clares

Exemple pràctic: una empresa de reformes

Una empresa de reformes amb sis persones ha de reformar una cuina en quatre setmanes. Així podria combinar mètodes:

1. Pla per fases (estil Gantt) per a l’obra. Amidaments i pressupost, demolició, lampisteria i electricitat, enrajolat, muntatge de mobles i acabats. Cada fase té data límit i no comença fins que acaba l’anterior.
2. Dependències clares. L’enrajolador no pot entrar fins que l’electricista no acabi les regates. Si l’electricitat es retarda dos dies, es mouen les dates següents a la mateixa revisió.
3. Flux Kanban per a les incidències. Comandes de material, canvis que demana el client o visites de revisió entren en una llista a part, amb un màxim de tres tasques en curs alhora.
4. Revisió setmanal de 15 minuts. Es repassen les fases vençudes, les properes dates límit i les incidències obertes.
5. Plantilla reutilitzable. En acabar, la seqüència de fases es guarda com a plantilla per a la cuina següent.

En una agència de màrqueting el repartiment seria diferent: el llançament d’un web seguiria fases amb data tancada, mentre que les publicacions i els canvis mensuals del client funcionarien millor en cicles curts de dues setmanes, a l’estil Scrum però sense tots els seus rols.

Com prioritzar les tasques?

Triar metodologia no resol què cal fer primer. Dues tècniques senzilles hi ajuden.

Matriu d’Eisenhower

Creua dues preguntes: és urgent? és important?

	Urgent	No urgent
Important	Fer ara (una avaria a l’obra, un lliurament de demà)	Planificar (millorar la plantilla de pressupost)
No important	Delegar (demanar un material rutinari)	Eliminar o ajornar

Mètode MoSCoW

Classifica les tasques d’un projecte en quatre grups:

• Must (imprescindible): sense això el projecte no es lliura.
• Should (important): hauria de ser-hi, però hi ha una alternativa temporal.
• Could (desitjable): es fa si sobra temps.
• Won’t (no aquesta vegada): es descarta de manera explícita per a aquest projecte.

Una manera pràctica d’aplicar-les és traduir-les a nivells de prioritat: l’urgent i important, o “Must”, passa a prioritat alta; el “Should”, a mitjana; i el “Could”, a baixa.

Com triar la metodologia adequada?

1. Mira el tipus de feina. Projectes amb principi i final, o un flux continu de peticions?
2. Valora quant canvien els requisits. Si canvien sovint, evita planificar-ho tot al detall al principi.
3. Tingues en compte la mida de l’equip. Amb tres persones, l’Scrum complet sol sobrar.
4. Comença pel mínim. Prioritats, dates límit i una revisió setmanal.
5. Revisa-ho al cap d’un mes i ajusta el que no funcioni.

Errors freqüents

• Copiar una metodologia sencera sense adaptar-la a la mida de l’empresa.
• Canviar de mètode cada poques setmanes sense donar-li temps per funcionar.
• Marcar-ho tot com a prioritat alta, que equival a no prioritzar.
• Planificar en cascada un projecte ple d’incertesa i no revisar el pla.
• Confondre l’eina amb el mètode: un tauler bonic no substitueix les regles de l’equip.

Com ho fa BussiNext

El gestor de projectes de BussiNext no imposa una metodologia concreta: no inclou tauler Kanban ni diagrama de Gantt, però et dona les peces per aplicar-ne qualsevol. Pots crear equips i assignar-los a projectes, definir plantilles de projecte amb els seus propis fluxos de treball (per exemple, les fases d’una reforma) i classificar les tasques per prioritat i data límit, que és on encaixen Eisenhower o MoSCoW. Està integrat amb la resta de mòduls i inclòs en el preu únic de BussiNext.

Resum

• Kanban: flux continu i límit de feina en curs, ideal per a suport i tasques recurrents.
• Scrum: sprints d’un mes o menys i equips de 10 persones o menys, per a productes que evolucionen.
• Gantt o cascada: fases i dependències en una línia de temps, per a obres i instal·lacions.
• Els híbrids combinen un pla per fases amb un flux flexible i són els més habituals en pimes.
• Eisenhower i MoSCoW ajuden a prioritzar; tradueix-los a prioritats alta, mitjana i baixa.

Preguntes freqüents

Quina metodologia de gestió de projectes és millor per a una pime?

No n’hi ha una de sola. Kanban encaixa amb feina contínua i peticions que arriben sense parar, Scrum amb productes que evolucionen en cicles curts i Gantt amb projectes de fases conegudes i termini tancat. Moltes pimes combinen un pla per fases amb un flux tipus Kanban.

Quina diferència hi ha entre Kanban i Scrum?

Kanban organitza un flux continu de tasques i limita quantes n’hi pot haver en curs alhora. Scrum treballa en sprints d’un mes o menys, amb un objectiu per sprint i uns rols i reunions definits.

Per a què serveix un diagrama de Gantt?

Per veure en una línia de temps quan comença i acaba cada tasca i quines tasques depenen d’altres. És útil en obres, instal·lacions o esdeveniments, on l’ordre de les feines és clar des del principi.

Quantes persones necessita un equip Scrum?

La Guia Scrum de 2020 indica que un equip Scrum sol tenir 10 persones o menys. Amb equips molt petits, de dues o tres persones, els rols i les reunions de Scrum poden resultar excessius.

Què és el mètode MoSCoW?

És una manera de prioritzar que classifica cada tasca en quatre grups: imprescindible (Must), important (Should), desitjable (Could) i descartada de moment (Won’t). Ajuda a decidir què retallar quan no hi ha temps per a tot.

Com funciona la matriu d’Eisenhower?

Creua dos criteris, urgent i important, i dona quatre quadrants: fer ara, planificar, delegar i eliminar. Serveix perquè l’urgent no desplaci sempre l’important.

Fonts oficials

• La Guia Scrum (Scrum Guide 2020), Ken Schwaber i Jeff Sutherland