Kanban, Scrum ou Gantt: que metodoloxía usar na peme

As metodoloxías de xestión de proxectos máis útiles para unha peme son Kanban, para traballo continuo; Scrum, para produtos que cambian en ciclos curtos; Gantt ou fervenza, para proxectos con fases e prazos pechados; e os enfoques híbridos, que combinan un plan xeral cun fluxo de tarefas flexible. A elección depende do tipo de proxecto, do tamaño do equipo e de canto cambian os requisitos polo camiño.

Se xa tes un sistema básico para repartir tarefas, responsables e datas (explicámolo na guía sobre como organizar os proxectos do teu equipo), o seguinte paso é escoller un método de traballo. Aquí comparamos os máis coñecidos, vemos un exemplo real e repasamos dúas técnicas sinxelas para priorizar.

Que é unha metodoloxía de xestión de proxectos?

É un conxunto de regras sobre como se planifica, se reparte e se revisa o traballo. Non é unha ferramenta nin un programa: podes aplicar Kanban con notas adhesivas nunha parede ou Scrum cunha folla de cálculo. O que achega unha metodoloxía é un ritmo común: todo o equipo sabe cando se planifica, cando se revisa e que significa que unha tarefa estea rematada.

Como funciona Kanban?

Kanban naceu na industria e baséase en visualizar o fluxo de traballo en columnas, por exemplo “Por facer”, “En curso” e “Feito”. Cada tarefa avanza de esquerda a dereita.

As súas ideas clave son tres:

• Fluxo continuo. Non hai ciclos fixos: as tarefas entran cando chegan e saen cando se rematan.
• Límite de traballo en curso. Fíxase un máximo de tarefas na columna “En curso”. Se está chea, ninguén empeza nada novo ata rematar algo.
• Mellora constante. Obsérvase onde se atascan as tarefas e corríxese o proceso.

Encaixa ben en soporte, mantemento, administración ou calquera equipo que recibe peticións sen parar.

Como funciona Scrum?

Scrum é un marco áxil descrito na Guía Scrum de Ken Schwaber e Jeff Sutherland (versión de 2020). Segundo esa guía:

• O traballo organízase en sprints de duración fixa, dun mes ou menos.
• O equipo adoita ter 10 persoas ou menos, con tres responsabilidades: Product Owner (decide que achega máis valor), Scrum Master (coida o método) e Developers (fan o traballo).
• Hai cinco eventos: o propio sprint, a planificación do sprint, o Daily Scrum de 15 minutos, a revisión do sprint e a retrospectiva.
• Úsanse tres artefactos: a pila do produto (product backlog), a pila do sprint (sprint backlog) e o incremento rematado.

Funciona ben en desenvolvemento de software, produtos dixitais ou campañas onde o cliente quere ver avances frecuentes e os requisitos cambian.

Que é un diagrama de Gantt e a xestión en fervenza?

O diagrama de Gantt representa as tarefas como barras sobre unha liña de tempo: vese cando comeza e remata cada unha e cales dependen doutras. Adoita ir unido á xestión en fervenza, na que o proxecto se planifica enteiro ao principio e as fases sucédense unha tras outra: análise, deseño, execución, entrega.

É a opción natural cando a orde dos traballos está clara e un atraso nunha fase atrasa todas as seguintes: obras, instalacións, mudanzas ou eventos.

Que son os métodos híbridos?

Son combinacións adaptadas a cada empresa. Os máis habituais en pemes:

• Plan por fases + fluxo Kanban. As grandes fases e a data de entrega fíxanse ao principio, e dentro de cada fase as tarefas flúen con límite de traballo en curso.
• Scrumban. Mantéñense reunións periódicas de planificación e revisión, pero sen sprints ríxidos.
• Fervenza con entregas parciais. O proxecto segue fases, pero o cliente valida resultados intermedios.

Táboa comparativa de metodoloxías

	Kanban	Scrum	Gantt / fervenza	Híbrido
Como se planifica	Continuamente, tarefa a tarefa	Por sprints dun mes ou menos	Todo ao principio	Plan xeral e axuste continuo
Tamaño do equipo	Calquera	10 persoas ou menos	Calquera, mellor cun responsable claro	Calquera
Tipo de proxecto	Traballo recorrente, soporte, administración	Produtos dixitais, software, campañas	Obras, instalacións, eventos	Proxectos de servizos con fases e cambios
Admite cambios	Si, en calquera momento	Si, entre sprints	Con dificultade	Si, dentro de cada fase
Punto forte	Sinxeleza e foco	Entregas frecuentes	Control de prazos e dependencias	Flexibilidade
Risco	Perder de vista a data final	Exceso de reunións en equipos pequenos	Plan desfasado se algo cambia	Mesturar sen regras claras

Exemplo práctico: unha empresa de reformas

Unha empresa de reformas con seis persoas ten que reformar unha cociña en catro semanas. Así podería combinar métodos:

1. Plan por fases (estilo Gantt) para a obra. Medicións e orzamento, demolición, fontanaría e electricidade, alicatado, montaxe de mobles e remates. Cada fase ten data límite e non empeza ata que remata a anterior.
2. Dependencias claras. O alicatador non pode entrar ata que o electricista remate as rozas. Se a electricidade se atrasa dous días, móvense as datas seguintes na mesma revisión.
3. Fluxo Kanban para as incidencias. Pedidos de material, cambios que pide o cliente ou visitas de revisión entran nunha lista á parte, cun máximo de tres tarefas en curso á vez.
4. Revisión semanal de 15 minutos. Repásanse as fases vencidas, as próximas datas límite e as incidencias abertas.
5. Modelo reutilizable. Ao rematar, a secuencia de fases gárdase como modelo para a próxima cociña.

Nunha axencia de márketing o reparto sería distinto: o lanzamento dunha web seguiría fases con data pechada, mentres que as publicacións e os cambios mensuais do cliente funcionarían mellor en ciclos curtos de dúas semanas, ao estilo Scrum pero sen todos os seus roles.

Como priorizar as tarefas?

Escoller metodoloxía non resolve que facer primeiro. Dúas técnicas sinxelas axudan.

Matriz de Eisenhower

Cruza dúas preguntas: é urxente? é importante?

	Urxente	Non urxente
Importante	Facer xa (unha avaría na obra, unha entrega de mañá)	Planificar (mellorar o modelo de orzamento)
Non importante	Delegar (pedir un material rutineiro)	Eliminar ou adiar

Método MoSCoW

Clasifica as tarefas dun proxecto en catro grupos:

• Must (imprescindible): sen isto o proxecto non se entrega.
• Should (importante): debería estar, pero hai alternativa temporal.
• Could (desexable): faise se sobra tempo.
• Won’t (non esta vez): descártase de forma explícita para este proxecto.

Unha forma práctica de aplicalas é traducilas a niveis de prioridade: o urxente e importante, ou “Must”, pasa a prioridade alta; o “Should”, a media; e o “Could”, a baixa.

Como escoller a metodoloxía axeitada?

1. Mira o tipo de traballo. Proxectos con principio e fin, ou un fluxo continuo de peticións?
2. Valora canto cambian os requisitos. Se cambian a miúdo, evita planificar todo ao detalle ao principio.
3. Ten en conta o tamaño do equipo. Con tres persoas, o Scrum completo adoita sobrar.
4. Empeza polo mínimo. Prioridades, datas límite e unha revisión semanal.
5. Revisa ao cabo dun mes e axusta o que non funcione.

Erros frecuentes

• Copiar unha metodoloxía enteira sen adaptala ao tamaño da empresa.
• Cambiar de método cada poucas semanas sen darlle tempo a funcionar.
• Marcar todo como prioridade alta, o que equivale a non priorizar.
• Planificar en fervenza un proxecto cheo de incerteza e non revisar o plan.
• Confundir a ferramenta co método: un taboleiro bonito non substitúe as regras do equipo.

Como o fai BussiNext

O xestor de proxectos de BussiNext non impón unha metodoloxía concreta: non inclúe taboleiro Kanban nin diagrama de Gantt, pero dáche as pezas para aplicar calquera delas. Podes crear equipos e asignalos a proxectos, definir modelos de proxecto cos seus propios fluxos de traballo (por exemplo, as fases dunha reforma) e clasificar as tarefas por prioridade e data límite, que é onde encaixan Eisenhower ou MoSCoW. Está integrado co resto de módulos e incluído no prezo único de BussiNext.

Resumo

• Kanban: fluxo continuo e límite de traballo en curso, ideal para soporte e tarefas recorrentes.
• Scrum: sprints dun mes ou menos e equipos de 10 persoas ou menos, para produtos que evolucionan.
• Gantt ou fervenza: fases e dependencias nunha liña de tempo, para obras e instalacións.
• Os híbridos combinan un plan por fases cun fluxo flexible e son os máis habituais en pemes.
• Eisenhower e MoSCoW axudan a priorizar; tradúceos a prioridades alta, media e baixa.

Preguntas frecuentes

Que metodoloxía de xestión de proxectos é mellor para unha peme?

Non hai unha única mellor. Kanban encaixa con traballo continuo e peticións que chegan sen parar, Scrum con produtos que evolucionan en ciclos curtos e Gantt con proxectos de fases coñecidas e prazo pechado. Moitas pemes combinan un plan por fases cun fluxo tipo Kanban.

Que diferenza hai entre Kanban e Scrum?

Kanban organiza un fluxo continuo de tarefas e limita cantas pode haber en curso á vez. Scrum traballa en sprints dun mes ou menos, cun obxectivo por sprint e uns roles e reunións definidos.

Para que serve un diagrama de Gantt?

Para ver nunha liña de tempo cando comeza e remata cada tarefa e que tarefas dependen doutras. É útil en obras, instalacións ou eventos, onde a orde dos traballos está clara desde o principio.

Cantas persoas necesita un equipo Scrum?

A Guía Scrum de 2020 indica que un equipo Scrum adoita ter 10 persoas ou menos. Con equipos moi pequenos, de dúas ou tres persoas, os roles e as reunións de Scrum poden resultar excesivos.

Que é o método MoSCoW?

É unha forma de priorizar que clasifica cada tarefa en catro grupos: imprescindible (Must), importante (Should), desexable (Could) e descartada polo de agora (Won’t). Axuda a decidir que recortar cando non hai tempo para todo.

Como funciona a matriz de Eisenhower?

Cruza dous criterios, urxente e importante, e dá catro cuadrantes: facer xa, planificar, delegar e eliminar. Serve para que o urxente non desprace sempre o importante.

Fontes oficiais

• A Guía Scrum (Scrum Guide 2020), Ken Schwaber e Jeff Sutherland